Отдел технического обеспечения и. Функции отдела материально-технического обеспечения и значения его рациональной организации

Биография

Начальник - Егорова Татьяна Николаевна
Адрес: г. Чебоксары, ул. К. Маркса, 56, кабинет №229
т. 8 (8 352) 62-61-51

Задачи и функции отдела

1. Отдел реализует следующие полномочия в установленной сфере деятельности:
1.1. Материально-техническое снабжение Управления и его территориальных отделов, включая обеспечение оргтехникой и периодическими изданиями;
1.2. Создание хозяйственно – бытовых условий для эффективности работы сотрудников Управления;
1.3. Осуществление контроля за функциональным состоянием служебных помещений гражданских служащих центрального аппарата;
1.4. Участие в проведении процедур по размещению заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг в целях материально-технического обеспечения Управления и его территориальных отделов;
1.5. Организация технического обслуживания и ремонта офисной техники;
1.6. Обеспечение коммунально-эксплуатационного обслуживания и содержания зданий и сооружений Управления и его территориальных отделов;
1.7. Подготовка годовых планов капитального строительства и капитального ремонта;
1.8. Организация (включая разработку, согласование и утверждение предпроектной и проектной документации) и контроль за проведением капитального строительства или капитального ремонта административных и иных зданий и сооружений Управления и его территориальных отделов;
1.9. Составление проектов годовых планов потребности центрального аппарата Управления и территориальных отделов в основных средствах, капитальных вложениях, топливно-энергетических ресурсах и транспорте;
1.10. Обеспечение освоения выделенных финансовых средств на материально-техническое, хозяйственное обеспечение Управления, а также лимитов на капитальное строительство, капитальный и текущий ремонт и материальные ресурсы;
1.11. Осуществление подготовки технических заданий при проведении процедур по размещению заказов для заключения государственных контрактов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для обеспечения нужд Управления по вопросам, относящимся к компетенции отдела;
1.12. Организация и обеспечение бесперебойной работы автомобильного транспорта в аппарате Управления и территориальных отделах;
1.13. Осуществление технического обслуживания и текущего ремонта автомобилей;
1.14. Транспортное обеспечение деятельности Управления;
1.15. Материально-техническое обеспечение пожарной безопасности;
1.16. Уучастие в проведении комплексных и тематических проверок территориальных отделов по вопросам, отнесенным к компетенции отдела;
1.17. Формирование установленной отчетности по предмету деятельности отдела;
1.18. Координация и контроль за деятельностью структурных подразделений и территориальных отделов Управления по вопросам, отнесенным к ведению отдела;
1.19. Выполнение иных функций по поручению руководства Управления, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Основными функциями отдела материально-технического обеспечения являются определение потребности в материальных ресурсах (сырье, материалах, полуфабрикатах, оборудовании, комплектующих изделиях, топливе и др.). Определение источников покрытия потребности в материальных ресурсах. Обеспечение предприятия всеми необходимыми для его производственной деятельности материальными ресурсами требуемого качества. Составление балансов материально-технического обеспечения, сводных таблиц по видам сырья, материалов. Создание запасов, необходимых для производства. Подготовка и заключение договоров с поставщиками. Согласование условий и сроков поставок материальных ресурсов. Анализ возможностей и целесообразности установления прямых долгосрочных хозяйственных связей по поставкам материально-технических ресурсов. Изучение оперативной маркетинговой информации и рекламных материалов о предложениях предприятий оптовой торговли и заготовительных организаций с целью выявления возможности приобретения материально-технических ресурсов. Доставка материальных ресурсов в соответствии со сроками, определенными договорами. Приемка материально-технических ресурсов на склады сырья и материалов. Контроль качества, количества, комплектности материально-технических ресурсов при приеме их на склады сырья и материалов.

Основными задачам отдела материально-технического обеспечение предприятия всеми необходимыми для его производственной деятельности материальными ресурсами. Подготовка и заключение договоров на поставку материально-технических ресурсов. Организация рационального использования материально-технических ресурсов.

Служба (отдел) материально-технического снабжения представляет собой организационно-структурное подразделение предприятия, в обязанности которого входят поставка на предприятие основных и вспомогательных материалов, топлива, покупных полуфабрикатов, инструментов и технологической оснастки, оборудования, станков, аппаратов и агрегатов.

В состав звеньев системы материально-технического снабжения входят отдел материально-технического снабжения и находящиеся в его подчинении снабженческие склады.

Характерными видами деятельности служб материально-технического снабжения являются: классификация и индексация материалов, нормирование расходов и запасов материалов, определение потребности предприятия в материалах, организация складского хозяйства и системы обеспечения цехов средствами производства.

Классификация материалов. Современные предприятия испытывают потребность в разнообразных материалах широкой номенклатуры и ассортимента. С целью удешевления производства, поиска новых материалов, позволяющих улучшить свойства и качество продукции, оздоровления условий производства на предприятии необходимо осуществлять классификацию и индексацию используемых материалов. Эта работа нужна и для совершенствования системы оперативного и бухгалтерского учета.

В основе классификации лежит группировка материалов по однородности характерных признаков с последующим распределением на разделы, подразделы, виды и т.д. Каждому из разделов присваивается соответствующий индекс по десятичной системе.

Классификация осуществляется в виде таблиц, в которых каждому разделу присвоен индивидуальный индекс классификатора, со ссылкой на технические условия, стандарты или сертификаты, с указанием цены продавца и цены приобретения.

Цена продавца представляет собой цену поставщика и указывается им при заключении договора-поставки. Цена приобретения включает цену продавца, а также все расходы, связанные с приобретением и доставкой материалов, -- наценку посреднических организаций, транспортные тарифы, затраты по доставке грузов на склады предприятия и цехов.

1. Планирование, которое предполагает:
- · изучение внешней и внутренней среды предприятия, а также рынка отдельных товаров;
- · прогнозирование и определение потребности всех видов материальных ресурсов, планирование оптимальных хозяйственных связей;
- · оптимизацию производственных запасов;
- · планирование потребности материалов и установление их лимита на отпуск цехам;
- · оперативное планирование снабжения.

2. Организация, которая включает:

· сбор информации о потребной продукции, участие в ярмарках, выставках-продажах, аукционах и т. п.;
· анализ всех источников удовлетворения потребности в материальных ресурсах с целью выбора наиболее оптимального;
· заключение с поставщиками хозяйственных договоров на поставку продукции;
· получение и организацию завоза реальных ресурсов;
· организацию складского хозяйства, входящего в состав органов снабжения;
· обеспечение цехов, участков, рабочих мест необходимыми материальными ресурсами;
3. Контроль и координация работы, в состав которых входят:
- · контроль за выполнением договорных обязательств поставщиков, выполнение ими сроков поставки продукции;
- · контроль за расходованием материальных ресурсов в производстве;
- · входной контроль за качеством и комплектностью поступающих материальных ресурсов;
- · контроль за производственными запасами;
- · выдвижение претензий поставщикам и транспортным организациям;
- · анализ действенности снабженческой службы, разработка мероприятий по координации снабженческой деятельностью и повышение ее эффективности.

В условиях рынка у предприятий возникает право выбора поставщика, а значит, и право закупки более эффективных материальных ресурсов. Это заставляет снабженческий персонал предприятия внимательно изучать качественные характеристики продукции, изготовляемой различными поставщиками.

Критериями выбора поставщика могут быть надежность поставки, возможность выбора способа доставки, время на осуществление заказа, возможность предоставления кредита, уровень сервиса и др. Причем соотношение значимости отдельных критериев с течением временем может меняться.

Организационное построение, характер и методы работы служб снабжения на предприятиях отмечаются своеобразием. В зависимости от объемов, типов и специализации производства, материалоемкости продукции и территориального размещения предприятия складываются различные условия, требующие соответствующего разграничения функций и выбора типа структуры органов снабжения. На небольших предприятиях, потребляющих малые объемы материальных ресурсов в ограниченной номенклатуре, функции снабжения возлагаются на небольшие группы или отдельных работников хозяйственного отдела предприятия.

На большинстве средних и крупных предприятий эту функцию выполняют специальные отделы материально-технического снабжения (ОМТС), которые построены по функциональному или материальному признаку. В первом случае каждая функция снабжения (планирование, заготовка, хранение, отпуск материалов) выполняется отдельной группой работников. При построении снабженческих органов по материальному признаку определенные группы работников выполняют все функции снабжения по конкретному виду материалов.

Характерный тип структуры службы снабжения -- смешанный, когда товарные отделы, группы, бюро специализированы на снабжении конкретными видами сырья, материалов, оборудования. Однако наряду с товарными в состав отдела снабжения входят функциональные подразделения: плановое, диспетчерское.

Смешанный тип структуры отдела снабжения -- наиболее рациональный метод строения, который способствует повышению ответственности работников, улучшению МТО производства.

Плановое бюро (группа) выполняет функции по анализу окружающей среды и рыночным исследованиям, определению потребности в материальных ресурсах, оптимизации рыночного поведения по наиболее выгодному обеспечению, формированию нормативной базы, разработке планов снабжения и анализу их выполнения, контролю за выполнением поставщиками договорных обязательств.

Товарное бюро (группа) выполняет комплекс планово-оперативных функций по обеспечению производства конкретными видами материальных ресурсов: планированию, учету, завозу, хранению и отпуску материала в производство, т.е. регулирует работу материальных складов.

Диспетчерское бюро (группа) выполняет оперативное регулирование и контроль за выполнением плана снабжения предприятия и цехов сырьем и материалами; устраняет неполадки, возникающие в ходе снабжения производства; контролирует и регулирует ход поставок материалов на предприятие.

На предприятиях машиностроения служба снабжения кроме отдела МТС включает и отдел внешней кооперации (или бюро, группу), который может входить в состав ОМТС.

Отделы (бюро, группы) внешней кооперации обеспечивают производство полуфабрикатами (заготовками, деталями, узлами). Они также могут строиться по функциональному или товарному признаку.

Для осуществления технического перевооружения и реконструкции производства предприятие создает отделы оборудования, которые обычно входят в состав капитального строительства.

Для крупных предприятий (объединений), состоящих из ряда филиалов, наиболее приемлем тип структуры, представленный на рис. 2.

Особенностью этого типа структуры является то, что подразделения имеют свои службы снабжения с функциями по планированию и оперативному регулированию снабжения производственных цехов и участков материальными ресурсами, а также по контролю за их исполнением.

Формирование нормативной базы, прогнозирование и разработка планов МТС, установление хозяйственных связей и координация работы служб снабжения, входящих в предприятие, сконцентрированы на базе службы снабжения предприятия. Взаимодействие подразделений службы снабжения предприятия осуществляется на основе функциональных связей, а не административного подчинения.

Одним из звеньев организации МТС является складское хозяйство, основная задача которого заключается в приеме и хранении материалов, их подготовке к производственному потреблению, непосредственном снабжении цехов необходимыми материальными ресурсами. Склады в зависимости от связи с производственным процессом подразделяются на материальные, производственные, сбытовые.

Принятые материалы хранятся на складах по номенклатурным группам, сортам, размерам. Стеллажи нумеруются с указанием индексов материалов.

Завоз материалов и работа складов организуются на основе оперативно-заготовительных планов.

МТО - деятельность, характерная практически для каждой организации. Аббревиатура расшифровывается так: "материально-техническое обеспечение". Это главная тема статьи. Помимо определения, мы рассмотрим функции, формы, организацию МТО, управление им, составление планов обеспечения и другие важные вопросы по теме.

Определение

Материально-техническое обеспечение - это один из видов коммерческой деятельности, обеспечивающей организацию, соответственно, материальными и техническими ресурсами.

И более детальное определение. Материально-техническое обеспечение - система использования и обращения основных, оборотных фондов организации (сырья, машин, полуфабрикатов и проч.), средств труда. А также их дальнейшее распределение по бизнес-единицам, структурным отделам, потребление в производственном процессе.

Главная цель МТО - предоставить материальные и технические ресурсы производству в обговоренных объемах, в указанную локацию.

Функции

Функции материально-технического обеспечения - это две категории: технологические и коммерческие. Рассмотрим их.

Коммерческие функции МТО, в свою очередь, разделяются снова на две группы. Основные - это непосредственно покупка или аренда технических и материальных ресурсов. Вспомогательные функции МТО - следующее:

Маркетинговые. Решение по выбору того или иного поставщика, обоснование доверия данному партнеру.
обеспечение покупки/аренды ресурсов, защита спектра прав собственности, а также сопровождение деловых переговоров. Заключение сделок и контроль за их исполнением.

Технологические функции материально-технического обеспечения учреждения:

Решение вопросов по процессам доставки и хранения ресурсов.
Распаковка, заготовка, консервация ресурсов.
Предварительная обработка сырья и иных ресурсов.

Главные обязанности отдела

Материально-техническое обеспечение деятельности - это исполнение ряда последовательных и взаимосвязанных задач:

Планирование потребности организации в ресурсах. За основу берутся данные о двух показателях производства - фондоотдаче и материалоемкости. Информация определяет оптимальные , необходимые для конкретного производственного цикла или отдельного выпуска определенной партии изделий/услуг.
Заготовительная задача. МТО ведет на базе предприятия оперативные и заготовительные работы согласно планам потребностей. Также контролирует процессы заключения договоров поставки, анализирует "ошибки" производства.
Хранение материалов и заготовленного сырья. Организация складского характера. Кроме того, в обязанности отдела входит разработка инструкций и указаний, по которым должно осуществляться хранение и использование запасов.
Учет заготовленных ресурсов. Строгий контроль за их выдачей структурным подразделениям.

Формы МТО

Центр материально-технического обеспечения может быть разным. Все зависит от специфики самого предприятия или фирмы.

Рассмотрим самые распространенные формы материально-технического обеспечения организации:

Поставка полуфабрикатов, готовой продукции или услуг технического характера по хозяйственным прямым связям.
Оптовая торговля определенными средствами для производства, товарами. Осуществляется через склады, товарозаготовительные базы, магазинную сеть.
Заемные, обменные операции, предпринимаемые в случае нехватки ресурсов, денежных средств, инвестиций.
Переработка отходов производства или использование вторичных ресурсов.
Лизинг - один из главных инструментов в мире финансов, посредством которого можно осуществить долгосрочное капиталовложение в модернизацию и переоснащение производства. Создает устойчивую материально-технологическую базу, способствует повышению конкурентоспособности, лучшему качеству выпускаемых товаров.
Покупка сырья и ресурсов через специальные товарные биржи. Организация импортных закупок по соответствующим соглашениям о сотрудничестве с зарубежными фирмами.
Развитие подсобных хозяйств (пример: изготовление тары, добыча какого-либо сырья). Осуществление дальнейшего централизованного распределения ресурсов.

Классификация форм МТО

Формы процессов материально-технического обеспечения можно разделить на две категории.

1. Транзитная (прямая). Продукцию поставляют потребителю от предприятия-изготовителя. От поставщиков закупленные товары распределяются по розничным точкам. Соответственно, здесь нет посредников, а отношения "покупатель-продавец" - это прямая хозяйственная связь.

Положительный момент: значительное ускорение процесса поставки, крепкие хозяйственные связи, отсутствие посреднических, промежуточных операций. Все это выливается в несомненный плюс: значительное уменьшение транзитных издержек. Такая форма организации МТО целесообразна при постоянном сотрудничестве, при большом объеме реализуемых ресурсов.

2. Складская. Поставка продукции осуществляется с помощью распределительных, промежуточных складских терминалов и комплексов. Удобна для тех случаев, когда материалы и сырье потребляются в малых количествах. Первоначально ресурсы тут закупаются по оптовым ценам, затем их отправляют на склады, а оттуда - конечному потребителю. Производственные запасы начинают снижаться, а оборачиваемость средств возрастает.

Предприятие получает возможность завозить ресурсы в удобное время, в количестве, необходимом "сейчас". Это дает посредникам возможность заранее подготовить груз к транспортировке, чтобы доставить его по первому запросу организации-потребителя. Но за такое удобство расходы несут сами покупатели - вводятся так называемые складские наценки. При всех плюсах такая форма организации МТО все же увеличивает общие издержки производства.

Организационная структура

Управление материально-техническим обеспечением - это организация двух процессов: закупки и управление снабжением. Разберем это подробнее.

Организация закупок:

Управление закупками определенных работ.
Организация закупки необходимого сырья, оборудования. Это управление закупками материалов, закупками оборудования и закупками услуг.
Управление закупками консультационной помощи.

Теперь второй процесс. Управление снабжением - это следующие векторы деятельности:

Управление запасами.
Управление поставками собственной продукции.
Управление распределением ресурсов внутри самой же организации.

Формы организации управления

Управление материально-техническим обеспечением - выбор одной из трех предполагаемых форм доставки ресурсов:

Децентрализованная. Цеха, отделения предприятия сами вывозят необходимое им сырье с производственных складов. Используется служебный транспорт. Такая форма более подходит для тех предприятий, которые осуществляют индивидуальное или мелкосерийное производство.
Централизованная. Наоборот, подходит для предприятий, которые уже нацелены на массовое производство. Склады по предварительно составленному графику передают цехам определенное количество требуемых материальных ресурсов. Такая организация предоставляет возможность заранее подготовиться доставке, более целесообразно использовать транспорт, вспомогательные рабочие отделы, которые непосредственно заняты развозом требуемого сырья по цехам. Централизованная доставка ресурсов, кроме того, значительно упрощает систему учета и контроля за прохождением сырья, оборудования, материалов от главного склада до конкретного рабочего места.
Смешанная. При такой форме наблюдается совместное использование и централизованной, и децентрализованной формы. Соответственно, какие-то ресурсы определенным цехам поставляются по установленному графику. В то же время сырье другого качества подразделения организации вывозят из складов сами, задействуя служебный транспорт.

Структуры управления

Для предприятия характерна систематизация служб, отделов материального обеспечения. Выделяется три основные структуры управления:

Функциональная. Каждое подразделение выполняет свою строго определенную функцию. Такое разделение характерно для предприятий, занятых в мелкосерийном или единичном производстве, имеющих небольшую номенклатуру и малые объемы материалов.
Согласно товарному принципу. Тут отдельные подразделения МТО проделывают весь комплекс работ по снабжению сырьем. Такое управление более всего характерно для массовых, крупносерийных производств, которые отличает широкая номенклатура, масштабные запасы сырья.
Комбинированная. Часть специалистов отдела занята вопросами внешнего ресурсообеспечения. Другие же сотрудники занимаются внутрипроизводственным перемещением сырья, оборудования и других необходимых ресурсов.

Недостатки в организации МТО

Если программа материально-технического обеспечения выстроена неправильно, то это может привести к ряду негативных последствий масштаба всего предприятия. Например:

Недовыпуск продукции. Ведет, тем самым, к снижению прибыли.
Возрастание систематических расходов из-за простоев (следствие недостатка ресурсов для производства).
Выпуск бракованной продукции.
Снижение конкурентоспособности изделий.
Потери из-за порчи сырья, невостребованного из-за чрезмерных запасов.

План МТО

Планирование МТО - это получение основания для принятия решения по поводу закупки сырья. Здесь выделяются следующие этапы планирования:

Исследование рынка. Это сбор, анализ, обработка и оценка данных о предложениях, их ассортименте, стоимости необходимых материалов и сырья. Анализ расходов по их доставке.
Расчет потребности предприятия в этих ресурсах на основании баланса МТО. Учитываются как внешние, так и внутренние источники обеспечения.
Составление планов закупок.
Анализ произведенной закупки.

Оперативная работа по МТО

Оперативной работой по материально-техническому обучению считается следующее:

Получение, а также учет различных фондовых извещений на распределяемую продукцию (более характерно для централизованных предприятий).
Посредством МТО организация заказывает получение сырья от поставщиков, заключает с ними соглашения о сотрудничестве, осуществляет контроль за их исполнением.
Специфицирование производственных фондов. Иными словами, определение потребности предприятия в каком-либо сырье, материалах по специальной номенклатуре-ценнику. Там все ресурсы распределены по типам, размерам, профилям и иным характеристикам.
Количественный и качественный прием необходимого сырья.
Процесс организации снабжения цехов, производственных подразделений.
Управление доставкой материалов и оборудования в цеха.

Материально-техническое обеспечение - это как снабжение организации необходимым сырьем и оборудованием, так и планирование внутренних перемещений ресурсов по цехам. От его грамотной организации, выбора нужной формы управления поставками во многом зависит успех всего предприятия.

Жизнедеятельность Военного института (инженерно–технического) на протяжении всех лет его существования успешно обеспечивали подразделения материально-технического обеспечения (МТО).

Своевременное и добросовестное выполнение функциональных обязанностей отделами и службами МТО во все времена позволяло иметь ВУЗу современную учебно-материальную базу для обеспечения учебного процесса, с целью выполнения кадрового заказа страны.

Деятельность института по своевременному доведению установленных норм довольствия, организацию питания, подвоз материальных средств, организацию пожарной безопасности и другие виды довольствия возглавляет заместитель начальника института по материально-техническому обеспечению – начальник отдела полковник Д.А. Варнаков. Под его руководством успешно работают: майор С.А. Стукало, капитаны Н.А. Кострикин, К.А. Водянкина, лейтенант М.О. Бастрыгин, прапорщики И.И. Бондарь, И.Е. Светаев, гражданский персонал Н.Е. Афанасьева, К.А. Дзвоник, Л.Н. Ткаченко и другие.

Отдел обеспечения института автомобильной и специальной техникой под руководством Н.П. Бедарева, производит своевременный ремонт и подготовку техники для своевременного выполнения поставленных задач.

Служба артиллерийского вооружения, начальник службы майор С.А. Стукало, организовывает работу по подготовке института по своей специальности, обеспечивает институт вооружением, боеприпасами и другими материальными средствами по своей службе, правильное их использование, эксплуатацию, хранение и содержание.

Инженерно-технической службы начальник службы капитан Н.А. Кострикин проводит работу по обеспечению института инженерными средствами, организацией их эксплуатации, ремонта и учета.

Коллектив квартирно-эксплуатационной службы - начальник службы Л.Н. Ткаченко, обеспечивает институт мебелью и другим имуществом: энергоносителями - подачей воды, электричества и тепла в учебные и жилые помещения, а также их ремонт.

Продовольственную службу возглавляет капитан К.А. Водянкина.

Материальная база продовольственной службы в институте и на базе обеспечения учебного процесса соответствует всем требованиям руководящих документов. В результате чего пища для личного состава разнообразная и доброкачественная.

В столовой регулярно проводится «День национальной кухни»

Коллектив вещевой службы, начальник службы лейтенант М.О. Бастрыгин, решает задачи по вещевому обеспечению и прачечному обслуживанию военнослужащих института.

Служба пожарно-спасательной и местной обороны, начальник службы В.И. Инютин, обеспечивает выполнение комплекса организационных и технических мероприятий, направленных на предотвращение пожаров и их тушение, повышение живучести объектов, создание условий для защиты и вывода людей, вооружения, техники и материальных ценностей в чрезвычайных ситуациях.

Практическая отработка условного тушения пожара

Экологическая служба, под руководством В.Л. Кухаренко, обеспечивает выполнение требований природоохранительного законодательства, выполнение планов мероприятий по охране окружающей среды и рациональному использованию природных ресурсов.

Метрологическая служба, начальник службы К.А. Дзвоник, обеспечивает нормативно-правовое регулирование в области обеспечения единства измерений и метрологического обеспечения института, обеспечение единства и точности измерений, координация деятельности в области обеспечения единства измерений и метрологического обеспечения института, что является неотъемлемой частью в повседневной жизнедеятельности института.

Перед всем коллективом МТО стоят задачи по дальнейшему повышению технической оснащенности объектов института, реконструкции и ремонту зданий, внедрению в практику методов наиболее эффективного использования учебно-материальной базы института, также рационального использования материальных средств на обеспечение учебного процесса и жизнедеятельности института.

Отделы и службы МТО способны и готовы выполнить поставленные задачи в полном объеме в соответствие с требованиями руководства института, Военной академии материально–технического обеспечения им. генерала армии А.В. Хрулёва и Министерства Обороны Российской Федерации.