Программы учёта рабочего времени ориентированы, прежде всего, на современные компании, которые стремятся повысить продуктивность своего персонала. Такие программы, представленные отечественными и зарубежными разработчиками, существенно различаются по функциональному наполнению, стоимости и целевой аудитории.

Мой график

Облачный сервис «Мой график» оснащён удобной технологией распознавания лиц от компании VisionLabs. Он отслеживает время прихода и ухода сотрудников с помощью их личных телефонов и Wi-Fi роутера. Идентифицирует сотрудников по внешнему виду, регистрирует их перемещения внутри офиса.

Сфера применения: розничная торговля, общепит, сфера услуг, сервисные центры, аптеки, медицинские учреждения.

Стоимость: от 1 390 руб./мес. за первых 50 сотрудников. За каждого последующего по 20 руб./мес.

Отчёты представлены в удобной таблице

ОфисМЕТРИКА

Приложение фиксирует время начала и окончания рабочего дня, обеденные перерывы, паузы в работе. Контролирует активность работника при использовании компьютера, регистрирует клики, перемещения курсора, скроллинг, время работы с различными сайтами. Полученные данные обобщает в аналитические таблицы и графики.

Сферы применения: небольшие и средние компании.

Стоимость: на 5 рабочих мест - 4 250 руб., на 10 – 7 565 руб., на 20 – 14 240 руб., на 30 – 18 690 руб.

В программе можно посмотреть более детализированный отчёт по определённому сотруднику

Большой Брат (Big Brother)

Приложение разработано для персонала с гибким графиком работы. Фиксирует продолжительность рабочего дня, отмечает в табеле отклонения от заданной нормы. Прямо из табеля позволяет перейти на личную страницу сотрудника, чтобы проанализировать структуру отработанного времени. Обобщает данные в таблицы и диаграммы. Позволяет контролировать работу сотрудников удалённых офисов.

Целевая аудитория: персонал с гибким графиком работы, сотрудники удалённых структурных подразделений.

Из табеля можно перейти на страницу конктретного сотрудника, чтобы посмотреть отчёт об используемом времени

StaffCop

Программа позволяет видеть время начала и окончания работы сотрудников, их активность за компьютерами. Информацию обобщает в красочные PDF-отчёты с таблицами и диаграммами, которые ежедневно отправляет на электронную почту руководителя. Содержание отчётов и время их доставки руководитель определяет самостоятельно. Программу можно использовать для составления табеля рабочего времени и расчёта заработной платы.

Целевая аудитория: частные и государственные предприятия с численностью персонала от 5 до 25 000 чел.

Стоимость: бессрочная лицензия на 5–25 компьютеров - 4 200 руб., на 12 месяцев - 2 970 руб., на 6 месяцев - 1 732 руб., на 3 месяца - 990 руб.

Наглядные детализированные отчёты позволят составить табель времени

Yaware

Программа работает как в открытом режиме, так и в режиме инкогнито. Запускается и отключается вместе с компьютером. Фиксирует начало и окончание рабочего дня, перерывы, подсчитывает общее количество отработанного времени. Группирует сайты и программы по степени их продуктивности. Запоминает время отсутствия сотрудника на рабочем месте и предлагает ему написать краткий отчёт для руководства. Настраивается под нужды конкретных сотрудников и структурных подразделений.

Целевая аудитория: компании любого размера, в которых работают удалённые сотрудники, фрилансеры.

Стоимость: до 5 сотрудников бесплатно. Более 5 сотрудников - от 150 до 450 руб./мес.

Мобильное приложение Yaware.Mobile предназначено для учёта рабочего времени сотрудников с разъездным характером работы. Приложение устанавливается на мобильный телефон сотрудника. С его помощью можно контролировать входящие и исходящие звонки, СМС-сообщения, время использования мобильных приложений и сайтов, которыми пользуется специалист.

Целевая аудитория: мобильный персонал.

Стоимость: 380 руб./мес. за каждого мобильного сотрудника.

Разрабочик предлагает компаниям как десктопный вариант программы, так и мобильную версию

StaffCounter

Приложение мониторит текущую деятельность сотрудников с помощью компьютеров, ноутбуков, планшетов и телефонов. Анализирует активность пользователя, группирует используемые программы и сайты по степени полезности. Отслеживает активность клавиатуры, мыши, делает скриншоты монитора, записывает звуки со встроенного микрофона, фиксирует общение в мессенджерах, отслеживает перемещения по карте, перерывы в работе. Работает в скрытом режиме. Автоматически формирует отчёты о работе персонала, графики динамики продуктивности.

Целевая аудитория: организации любого профиля и размера.

Стоимость: 69 руб./мес. за одного сотрудника при покупке до 10 лицензий, 65 руб./мес. при покупке от 11 до 90 лицензий и 59 руб./мес. за одного сотрудника при покупке от 91 до 500 лицензий.

Программа полностью фиксирует активность пользователя: отслеживает перемещение, перерывы, записывает звук и делает скриншоты

Annual Leave

Система нацелена на согласование и контроль отсутствия сотрудников на рабочих местах, а также подсчёт связанных с этим издержек. Сотрудники с помощью системы могут отправлять заявки на отгулы, а представители HR-службы одобрять или отклонять их, составлять отчёты о том, сколько дней и по каким причинам сотрудник отсутствовал на рабочем месте в течение года.

Целевая аудитория: компании с численностью персонала до 1 000 чел.

Стоимость: индивидуально обговаривается с каждым клиентом.

Любой сотрудник может отправить заявку на отгул используя программу

CrocoTime

Тайм-трекер предназначен для учёта рабочего времени и оценки степени загруженности персонала. Преимущество трекера заключается в возможности синхронизации с IP-телефонией, турникетами и календарём. Благодаря этой полезной функции руководство компании получает полную картину рабочего дня подчинённых. Отчёт о прогулах, опозданиях и преждевременных уходах с рабочего места отправляется руководству.

Целевая аудитория: любые компании, независимо от профиля и размеров

Стоимость облачной версии для одного рабочего места составляет 250 руб./мес. Локальная версия доступна на индивидуальных условиях.

Программа может синхронизироваться с IP-телефонией

Time Doctor (Тайм Доктор)

Программа мониторит сайты и приложения, используемые сотрудником. Отображает структуру рабочего времени с помощью диаграмм (зелёный цвет - работа за компьютером, жёлтый - простои, синий - мобильная работа). Программа отслеживает активность клавиатуры и мыши, делает скриншоты экрана через определённые интервалы времени. Функция GPS-отслеживания незаменима для управления выездными сотрудниками.

Целевая аудитория: компании, в которых есть сотрудники с выездным характером работы (доставка пиццы, цветов, корреспонденции).

Стоимость: 600 руб./мес. за одно рабочее место.

Структура рабочего времени отображается в виде диаграмм разных цветов, каждый из которых обозначает тип работы

Toggl

Основное преимущество сервиса заключается в его простоте. Сервис ориентирован на самостоятельный контроль: пользователь записывает название задачи, запускает таймер, а по окончании работы останавливает его. Он может просматривать список выполненных дел, строить диаграммы задач и следить за их выполнением.

Целевая аудитория: фрилансеры, индивидуальные предприниматели, частные пользователи.

Стоимость: бесплатно. За 5 долл. США можно существенно расширить функционал программы.

Программа позволит контролировать выполнение задач

С помощью перечисленных программ можно оптимизировать структуру рабочего времени персонала и повысить его производительность за счёт сокращения числа опозданий, преждевременных уходов и простоев в работе. Программное обеспечение даёт возможность руководству и представителям отдела кадров выявить ключевых сотрудников и аутсайдеров, эффективнее распределять вознаграждение между ними, а также контролировать рабочее время персонала удалённых структурных подразделений и сотрудников с разъездным характером работы и гибким графиком.

Составлять табели учета рабочего времени обязательная процедура, предусмотренная законом РФ для компаний всех форм собственности. На многих предприятиях ведением этой документации занимается отдельный человек, который вручную проставляет отработанные часы, отгулы, больничные и отпуска. Даже если штат сотрудников небольшой — дедовский метод заполнения табелей отнимает много времени и ведет к дополнительным финансовым затратам. А если в компании трудится более ста человек?

Минусы заполнения табелей учета вручную

Соблюдение установленных законом норм.

В первую очередь это касается необходимости приказом назначить отдельного сотрудника, который будет заниматься ведением табеля учета. Проблема в том, что при штате свыше 100 человек речь будет идти минимум о четырех специалистах, иначе пострадает качество мониторинга. Плюсуем к этому расширение ФОТ для оплаты услуг, организацию рабочих мест. И не исключаем человеческий фактор. Выходит, что соблюдать ТК РФ с таким подходом — это работать в минус.
Нецелесообразное использование времени
Если компания решит сэкономить и ведение табелей поручит, например, бухгалтеру или кадровику, то на выполнение своих непосредственных обязанностей у них останется меньше времени. Со временем ошибки будут фиксироваться по нескольким направлениям работы.
Штрафы
Если ответственные за составление отчетности будут игнорировать установленные законом правила и несерьезно относиться к необходимости заполнения табелей — это может стать поводом оштрафовать компанию. Суммы небольшие (от 30 до 50 тысяч рублей). Однако попасть в черный список проверяющих — не плюс к репутации. Казалось бы, кому нужны внутренние документы компании?

Налоговикам. Для проверки актуальности отчислений. Кроме того, этот надзорный орган будет тщательно изучать табели на предмет ошибок, например: выдана зарплата сотруднику, который не был на рабочем месте. Организацию могут финансово наказать за занижение налоговой базы по налогу на прибыль.
Специалистам ФСС РФ. Фонд социального страхования может в любой момент запросить табели, чтобы удостовериться получают ли сотрудники положенные социальные выплаты.
Трудовой инспекции. Чтобы проверить, не нарушаются ли права сотрудников, оплачивается ли переработка и работа в праздничные дни.

Закон определяет формы табелей только для Государственных органов власти, компании иных форм собственности имеют право вести учет в удобной для них форме. Поэтому решением для крупных компаний является автоматизация процесса.

Табель учета рабочего времени онлайн

Плюсы автоматизации процесса составления табелей в крупных компаниях очевидны. Компания Infomaximum всерьез изучила рабочие процессы многих организаций и на основе практического опыта создала уникальный продукт . Эта программа учета позволит:

Программа Зарплата Табель Кадры - простая, интуитивно понятная программа для ведения табельного учета рабочего времени на предприятии со всеми необходимыми возможностями. Программа Табель - составная часть комплексной программы « Зарплата, Табель, Кадры», но может быть приобретена отдельно от остальных функций. В данной программе вывод на печать формы табеля по всем сотрудникам или по сотрудникам выбранного подразделения осуществляется БЕСПЛАТНО . Табельный учет рабочего времени в программе осуществляется на основе производственного календаря рабочего времени по пятидневному и шестидневному графику или по графику, настроенному самим пользователем.

Скриншот из программы табель учета рабочего времени

ПРОГРАММА ТАБЕЛЬ И ПОЧЕМУ НУЖЕН ТАБЕЛЬ УЧЕТ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ

Как показывает практика общения с пользователями программ серии «1С» существует достаточно большой круг малых и средних организаций, которые не осуществляют ведение учета отработанного времени на предприятии их сотрудниками. Основная причина заключается не только в отсутствии желания делать лишнюю работу (а, как известно, в некрупных организациях эту обязанность, как правило, возлагают на бухгалтера), но и в уверенности в отсутствии необходимости вести табель учета рабочего времени.
Многие бухгалтеры полагают, что табель учета использования рабочего времени относится больше к документам, отражающим трудовую дисциплину в организации. Политика малых предприятий типична: невысокая официальная зарплата, которая даже при наличии пропусков сотрудника рабочих дней выплачивается полностью, а остальные вопросы решаются «премиальными».
Однако стоит иметь ввиду, что табель учета использования рабочего времени имеет и налоговые последствия. Дело в том, что именно табель является основанием начисления заработной платы сотрудников организации. По своей сути табель аналогичен акту о проделанной работе, который обязательно составляется с работниками по договорам гражданско-правового характера. Отсутствие табеля рабочего времени влечет необоснованность начисления заработной платы, а, следовательно, расходы по оплате труда не могут уменьшать налогооблагаемую прибыль. Таким образом, данным документом не стоит пренебрегать.

Форма табеля утверждена Постановлением Госкомстата РФ от от 5 января 2004 г. N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"

Форма табеля учета рабочего времени

В программах серии «1С» табель может заполнен автоматически по всем сотрудникам в соответствии с календарем рабочего времени.

Производственный календарь по пятидневной рабочей неделе

Производственный календарь по шестидневной рабочей неделе

Производственный календарь по скользящему графику рабочей недели

Согласно статье 112 Трудового кодекса Российской Федерации (в ред. Федерального закона от 29 декабря 2004 г. N 201-ФЗ) нерабочими праздничными днями в Российской Федерации являются:

1, 2, 3, 4 и 5 января - Новогодние каникулы;
7 января - Рождество Христово;
23 февраля - День защитника Отечества;
8 марта - Международный женский день;
1 мая - Праздник Весны и Труда;
9 мая - День Победы;
12 июня - День России;
4 ноября - День народного единства.

Производственные календари по пятидневной и шестидневной рабочей неделе поставляются в программах серии «1С» в настроенном виде с учетом указанных праздничных дней. Таким образом, если пользователя интересует формальное ведение табеля , то в течение нескольких секунд программа сформирует табели на всех сотрудников по принципу «все отработали все рабочие дни». Если пользователь ведет табельный учет с учетом пропусков, то в программе предусмотрена возможность выбора следующих видов периодов:

Часы работы (дневные, вечерние)
Ночные часы работы
Часы работы в выходные, праздничные дни
Сверхурочные часы работы
Служебная командировка
Ежегодный основной оплачиваемый отпуск
Отпуск по беременности и родам
Частично оплачиваемый отпуск, предоставляемый по уходу за ребенком
Неоплачиваемая нетрудоспособность
Простои не по вине работника
Забастовка
И другие периоды, предусмотренные законодательством.

Особенностью программы Табель от 1С является то, что в одну дату имеется возможность занести несколько записей о различных видах периодов отработанного или не отработанного времени. К каждому периоду пользователь может присвоить свой вид начисления. При расчете заработной платы программа автоматически будет учитывать виды отработанного времени и производить расчет установленных по табелю начислений.
Программа Табель позволяет вести табельный учет как по всему предприятию, так и по подразделениям. Все итоговые данные рассчитываются автоматически.

Желаем приятной работы!

Трудовым кодексом РФ (статья 91) установлена обязанность работодателя вести учет отработанного сотрудниками времени. Для этого предусмотрены унифицированные формы табеля учета рабочего времени, утвержденные Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1. Обязательным использование этих форм не является, поэтому работодатель вправе разработать свою. Форма № Т-13 используется наиболее часто, так как применяется при автоматизированной обработке учетных данных.

Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н утверждена форма ОКУД 0504421 для использования органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями. Этим же Приказом определен порядок ее заполнения и применения.

Табель учета по форме Т-12

Табель учета по форме Т-13

Табель учета по форме ОКУД 0504421

Разработана специальная форма табеля учета рабочего времени для бюджетных учреждений — ОКУД 0504421.

Как фиксировать отработанное время

При любой продолжительности трудового дня, независимо от установленных режимов, рабочее время отражается в таблице учета двумя способами:

методом сплошной регистрации явок и неявок на работу;
путем регистрации только отклонений (неявок, сверхурочных часов и т. п.).

Если продолжительность трудового дня (смены) является неизменной, разрешается регистрировать только отклонения, поскольку условиями трудового договора или правилами внутреннего трудового распорядка определено количество рабочих часов на каждый трудовой день.

Если количество отработанных часов в различные дни (смены) разное, например, при суммированном учете отработанного времени, то при заполнении табеля учета рабочего времени следует применять метод сплошной регистрации. Это позволит после окончания учетного периода выявить возможные сверхурочные часы и скорректировать дальнейшее привлечение работника к работе в пределах установленной для этой категории нормы продолжительности отработанного времени.

Отметки в табеле учета рабочего времени о причинах неявок на работу, труд в режиме неполного дня или по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на в случаях, установленных законодательством, и пр.).

Как заполнять табель учета рабочего времени

При составлении необходимо руководствоваться Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Используются . П ри отражении количества отработанного времени напротив фамилии работника проставляется буквенный (Я) или цифровой (01) код, а в нижних строках указывается продолжительность работы. Если работа по графику выпадает на ночное время, то дополните форму графами для указания необходимых реквизитов.

Выходные и праздничные дни в табеле

Они отражаются в соответствии с , где учитываются все установленные праздничные дни и их переносы в соответствии с Постановлениями Правительства. Выходные дни для разных категорий сотрудников варьируются в зависимости от установленного для них рабочего графика. Коды учета выходных дней в документе используют разные. Это зависит от того, как организация оплачивает эти дни, и на каком основании они предоставляются.

Выходной день в соответствии с графиком сотрудника обозначается буквенным (В) или цифровым (26) кодом. Он не влияет на установленную оплату труда.

Если по инициативе компании сотрудники получают дополнительный выходной, а компания уменьшает на них норму работы в месяц, то работники получают полный оклад, а эти дни не оплачиваются компанией. Для таких дней в табеле предусмотрен буквенный (В) или цифровой (26) код.

Другой случай установления компанией дополнительного выходного — сотрудники уходят на выходной, а компания оплачивает эти дни по среднему. Выходит, что за отработанные дни работники получают зарплату, а за дополнительно оплачиваемые выходные — средний оклад. Для такого случая предусмотрен буквенный (ОВ) или цифровой (27) код.

Срок хранения табеля учета рабочего времени

Такая таблица учета является документом по личному составу, касающимся организации труда, для которого ст. 22.1 Закона об архивном деле установлен специальный срок хранения, а именно:

пять лет со дня окончания года, в котором он составлен, если в табеле учитывалось отработанное только тех работников, которые трудятся в нормальных условиях труда;
50 лет со дня составления ТУРВ, если в нем учитывался труд сотрудников, занятых на вредных или опасных работах.

Учет и налоги

Исходя из указанных в таблице данных, бухгалтерия рассчитывает заработную плату и различные пособия. Также эти данные влияют и на уплату налогов. Обратим внимание на основные риски.

При прохождении налоговых проверок, в том числе по налогу на прибыль, компания должна предоставить достоверные данные о количестве отработанных дней и часов каждого сотрудника, чтобы подтвердилась правильность начислений. Если обнаружат нарушения, то сумму налога на прибыль, указанную в отчетах, признают неверной, что повлечет за собой наложение штрафных санкций.

С заработка работника, организация, как налоговый агент, должна выяснить, является ли этот человек налоговым резидентом РФ, чтобы использовать при расчете верную налоговую ставку. Т абель сможет подтвердить фактическое нахождение сотрудника на территории страны. Особенно должны учитывать эту особенность те работодатели, которые отправляют сотрудников в командировки в Белоруссию или Казахстан, потому что при пересечении этих границ в паспорте гражданина не делают никаких отметок. При возникновении спорной ситуации компания сможет доказать, что применила верную ставку, удержала и начислила НДФЛ в полном размере.

Правильное заполнение табеля гарантирует компании возможность ФСС засчитать расходы по больничному листку, потому что нельзя официально подтвердить количество отработанных дней, которые крайне важны при расчете этих сумм.

Заполнить и распечатать Табель учета рабочего времени в программе LS · Табель и графики

Форма N Т-13 "Табель учета рабочего времени " применяется для учета рабочего времени.

Составляется в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, подписывается руководителем структурного подразделения, работником кадровой службы, передается в бухгалтерию.

Отметки в Табеле о причинах неявок на работу, работе в режиме неполного рабочего времени или за пределами нормальной продолжительности рабочего времени по инициативе работника или работодателя, сокращенной продолжительности рабочего времени и др. производятся на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, письменное предупреждение о простое, заявление о совместительстве, письменное согласие работника на сверхурочную работу в случаях, установленных законодательством, и пр.).

Для отражения ежедневных затрат рабочего времени за месяц на каждого работника в табеле отведено:

в форме N Т-13 (графа 4) - четыре строки (по две на каждую половину месяца) и соответствующее число граф (15 и 16).

В форме N Т-13 (в графах 4, 6) верхняя строка применяется для отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени, а нижняя - для записи продолжительности отработанного или неотработанного времени (в часах, минутах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату. При необходимости допускается увеличение количества граф для проставления дополнительных реквизитов по режиму рабочего времени, например, времени начала и окончания работы в условиях, отличных от нормальных.

Затраты рабочего времени учитываются в Табеле или методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.п.). При отражении неявок на работу, учет которых ведется в днях (отпуск, дни временной нетрудоспособности, служебные командировки, отпуск в связи с обучением, время выполнения государственных или общественных обязанностей и т.д.), в Табеле в верхней строке в графах проставляются только коды условных обозначений, а в нижней строке графы остаются пустыми.

Форма N Т-13 "Табель учета рабочего времени" применяется при автоматизированной обработке учетных данных.

При составлении табеля по форме N Т-13:

при записи учетных данных для начисления заработной платы только по одному виду оплаты и корреспондирующему счету, общим для всех работников, включенных в Табель, заполняются реквизиты "код вида оплаты", "корреспондирующий счет" над таблицей с графами с 7 - 9 и графа 9 без заполнения граф 7 и 8;
при записи учетных данных для начисления заработной платы по нескольким (от двух до четырех) видам оплаты и корреспондирующих счетов заполняются графы 7 - 9. Дополнительный блок с идентичными номерами граф предусмотрен для заполнения данных по видам оплаты, если их количество превышает четыре.

Бланки табеля по форме N Т-13 с частично заполненными реквизитами могут быть изготовлены с применением средств вычислительной техники. К таким реквизитам относятся: структурное подразделение, фамилия, имя, отчество, должность (специальность, профессия), табельный номер и т.п. - то есть данные, содержащиеся в справочниках условно-постоянной информации организации. В этом случае форма табеля изменяется в соответствии с принятой технологией обработки учетных данных.

·····