Кадры на предприятии с чего начать. Кадровый учет в ООО с нуля

Сегодня вопрос ведения документации по кадрам — вопрос, который стоит достаточно остро. На территории РФ действует специальное законодательство, в соответствии с которым необходимо будет вести таковой учет.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Причем нарушение такового может повлечь за собой достаточно существенные неприятности.

Существуют некоторые особенности ведения такового учета в зависимости от целого ряда разных факторов. Одним из основополагающим является как раз юридический статус конкретной организации.

Например, ведение кадрового учета в обществе с ограниченной ответственностью обязательно должно вестись в соответствии с рядом нормативных документов.

Именно поэтому оптимальным решением будет нанять специалиста, который имеет определенные опыт ведения такового учета. Это даст возможность избежать штрафов от трудовой инспекции.

Основные моменты

На предприятии любого типа, вне зависимости от количества работников, строго обязательно ведение кадрового учета. Существует ряд обязанностей работодателя по ведению такового.

Отдельно нужно отметить, что таковой учет имеет ряд особенностей в зависимости от типа самой организации. и должны выполняться с отражением в таковом учете.

Трудовой распорядок подразумевает ведение трудовых книжек в соответствии с определенными тонкостями, особенностями процедуры.

Существует множество различных приказов, которые должны быть соответствующим образом оформлены при осуществлении определенных операций внутри организации.

С таковыми опять же лучше всего будет разобраться предварительно. Только таким образом можно не допустить многих трудностей, сложностей.

Что это такое

Под кадровым учетом подразумевается отражение документальное различных процедур, связанных с приемом и работой официально трудоустроенных сотрудников.

Причем таковой учет обязательно должен вестись не только на предприятии, но и у индивидуального предпринимателя.

Сегодня в кадровом учете соответствующим образом должны отражаться следующие моменты:

документальное оформление приема;
перемещение работников по должностям внутри организации;
увольнение;
другое.

Таковой учет обязательно ведется на основании первичной кадровой документации, а также специальных нормативов по труду.

Для ведения учета без ошибок потребуется достаточно обширный набор знаний. В первую очередь это касается знания трудового права, а также форматов различных кадровых документов и другого.

При отсутствии опыта подобного рода необходимо будет в обязательном порядке нанять квалифицированного специалиста.

Так как неумение вести кадровую документацию может стать причиной наложения крупных штрафов. Особенно это касается .

В таковых обязательно должны отражаться различного рода моменты, непосредственно связанные с и увольнением. Установлен определенный алгоритм составления таковых книжек, их ведения.

С какой целью ведется

Кадровый учет как таковой ведется с различными целями. Таким образом возможно будет решить достаточно обширный перечень самых разных задач.

Основными таковыми задачами, которые удается решить с помощью квалифицированной кадровой работы, являются следующие:

Помимо основных задач, которые решает кадровая служба, существует также ряд различных дополнительных направлений — в которых также будет осуществляться работа.

К таковым направлениям сегодня относится следующее:

В то же время задачи кадрового отдела могут достаточно существенно различаться в зависимости от множества самых разных нюансов, специфики работы самого предприятия.

Помимо основной своей задачи касательно ведения кадрового учета данное подразделение может выполнять другие поручения руководства.

В каждом случае все сугубо индивидуально. Но важно помнить, что перечень прав и обязанностей должен включать в себя задачи, которые поручает руководство.

Существует ряд ограничений, которые налагаются на ведение подобного рода деятельности. Со всеми таковыми обязательно нужно будет ознакомиться предварительно. Это позволит не допустить многих проблемных ситуаций в дальнейшем.

Данный документ включает в себя обширный перечень статей, в рамках которых должен вестись учет.

Важно отметить, что процесс таковой подразумевает не только соблюдение норм ТК РФ, но также ряда иных нормативных документов. Например, процесс оформления трудовой книжки регулируется отдельным НПД.

В большинстве предприятий основной задачей, которую должны решать кадровые сотрудники, является именно .

Обычно подобное требуется в случае, когда имеет место принятие на работу или же увольнение с таковой сотрудника.

Основным НПД, в рамках которого должно осуществляться заполнение трудовых, является Она включает в себя все аспекты ведения учета.

Отдельно нужно будет отметить, что трудовое законодательно подразумевает формирование целого ряда достаточно специфических документов.

В первую очередь это касается , а также многих других бумаг.

Отдельно нужно отметить факт того, что помимо правильности заполнения таковые документы должны храниться определенный период времени. Процесс таковой имеет множество различных особенностей.

Причем знать трудовое законодательство необходимо не только самому кадровому работнику, но и обычному сотруднику, который осуществляет устройство на работу.

Так как таким способом можно будет самостоятельно осуществить контроль за соблюдением своих прав.

Если гражданин считает, что права его каким-либо образом нарушаются, то ему необходимо или же трудовую инспекцию. Трудовое законодательство обширно, по необходимости стоит получить юридическую консультацию.

Как вести кадровый учет в ООО с нуля самостоятельно

Процесс самостоятельного ведения кадрового учета в обществе с ограниченной ответственностью связан с некоторой спецификой.

Имеется достаточно большое количество различных тонкостей, важных специфических моментов.

Причем если опыт ведения такового учета по какой-то причине отсутствует, то лучше обратиться к специалистам. Так как, например, допущение ошибок при заполнении трудовых книжек не допускается.

Соответственно, заполнение других документов, имеющих отношение к кадровому вопросу, также связано с определенной спецификой.

Аналогичным образом обстоят дела именно с . Таковые документы обязательно должны составляться в рамках ТК РФ.

Если возможность нанять квалифицированного кадрового работника по какой-то причине отсутствует, то понадобиться предварительно разобрать следующие вопросы:

с чего начать;
пошаговая инструкция;
оформление документов;
какие применяются журналы в делопроизводстве;
нюансы для ИП.

С чего начать

Ведение кадрового учета возможно будет вести разными способами. На данный момент существует множество различных моментов, непосредственно связанных с таковой процедурой.

Существует несколько вариантов рассматриваемого типа:

создание кадровой службы, наем квалифицированного специалиста;
передать ведение кадрового учета секретарю или же бухгалтеру;
сотрудничество с .

Самостоятельное же ведение кадрового учета нередко затруднительно. Если же кадровый учет планируется вести самостоятельно — обязательно следует начать именно с планирования.

Таким образом нужно будет определить ряд важных для организации моментов:

сколько сотрудников и какой квалификации должны быть наняты;
устанавливаются определенные требования к разным категориям сотрудников;
как осуществляется привлечение новых сотрудников;
какие потребуются затраты.

Уже после того, как все обозначенные выше моменты были определены, необходимо будет приступить к ознакомлению с порядком учета, а также перечнем требуемых в таковом случае документов.

Последним нужно будет уделить отдельное внимание. Так как наличие ошибок может стать причиной множества затруднительных моментов.

Пошаговая инструкция

Начать необходимо будет с организации документооборота соответствующим образом. В первую очередь это касается следующего:

локальные нормативные акты:

Правила ведения внутреннего распорядка на предприятии.
Основные положения о труде.
для каждой категории сотрудников.
Положение о защите труда.
Другое.

оформляется штатное расписание на каждого сотрудника отдельно;
составляется штатная расстановка;
оформляются типовые для заключения с сотрудниками;
оформляются карточки сотрудников личного характера — по форме №Т2;
типовые приказы.

Фактически, на обозначенном выше перечне документов осуществляется основывается кадровый учет в любом предприятии. Причем не только в ООО, но также других типах.

Касается это также индивидуальных предпринимателей. К таковым требования не такие серьезные, но также устанавливаются.

По возможности нужно избегать допущения типичных в таком случае ошибок. Так как это может привести к существенным неприятностям, вопросам со стороны трудовой инспекции.

Оформление документов

Все документы, которые требуется составлять при кадровом учете, по типу оформления можно разделить на два вида:

Также важно отметить, что документы второго типа могут иметь требования к содержимом.

Видео: как можно оформить сотрудника

Опять же следует обязательно осуществить предварительное рассмотрение законодательных документов, которые регулируют данный момент. Это позволит не допустить нарушений, избегнуть проблем иного характера.

Какие применяются журналы в делопроизводстве

В делопроизводстве в обязательном порядке должны использоваться специальные журналы.

Стандартный перечень таковых в себя будет включать следующее:

учета входящих и исходящих документов;
отправляемой информации;
входящей и исходящей корреспонденции;
другое.

Полный перечень используемых журналов может отличаться в зависимости от сферы деятельности предприятия, а также ряда иных факторов.

Со всеми таковыми нужно будет заранее ознакомиться. Это позволить не допустить многих сложностей и затруднений.

Нюансы для ИП

Кадровый учет необходим на любом предприятии независимо от формы собственности, деятельности и количества сотрудников. Для его грамотного и квалифицированного ведения нужно хорошо ориентироваться в трудовом праве, отслеживать изменения в законодательстве и обладать навыками в сфере кадрового делопроизводства.

Что такое учет кадров и для чего он нужен?

Неотъемлемой частью деятельности каждой компании является кадровый учет. Он представляет собой регламентируемую законодательством работу по регистрации, учету и мониторингу движения работников организации.

Кадровая деятельность подразумевает оформление:

приема сотрудников;
увольнения;
горизонтальных (перевод между подразделениями) и вертикальных (например, карьерный рост) передвижений;
командировок;
больничных листов;
табеля рабочего времени;
отпусков (любого вида - ежегодного, без содержания, по беременности и др.);
личных карточек на каждого сотрудника и т. д.

А также к учету кадров относится:

ведение воинского учета;
регламентация трудовых отношений;
создание и регистрация различных приказов и распоряжений (например, о приеме на работу, поощрении работника и т. п.);
организация труда и другие моменты.

Вся документация оформляется только согласно требуемым нормам и правилам. Некоторые формы унифицированы, другие устанавливаются на самом предприятии.

Грамотная организация кадрового учета решает многие проблемы и задачи компании. Конечно, нюансов существует тысячи, но есть основные моменты, которые применимы к каждому предприятию.

Как организовать и кому поручить ведение кадрового учета?

Способов организации учета несколько. Все зависит только от особенностей предприятия и от того, какой выбор сделает руководитель. Самые распространенные варианты:

Создать целый кадровый отдел, если в компании работает много народу

А когда штат маленький, то можно нанять одного специалиста. Достоинства этого способа в том, что работа организовывается руководителем так, как ему нравится и регулируется, и контролируется по его собственным принципам.

Минусы тоже существуют: трудно проверить профессионализм принимаемого специалиста, поэтому имеется риск, что на работу будет принят не совсем компетентный кадровик.

Придется тратить время и деньги на обучение или искать другого сотрудника.

Преимущества этого варианта организации учета в том, что если человека порекомендовали, то (возможно) он действительно справляется с работой, то есть он был проверен в деле. Конечно, с таким кадровиком нужно обговаривать условия работы, чтобы они устраивали обе стороны.

Поручить кадровое дело бухгалтеру или хорошему секретарю

Плюсы: Это экономит время и деньги. То есть, нет необходимости подбирать кадровика, и отсутствуют расходы на ведение учета.

Недочеты: главная проблема при выборе такого способа - это то, что сотрудники выполняют дополнительную работу после основной, что приводит к ошибкам, промахам, пробелам и элементарному отсутствию необходимых документов. И, конечно, здесь важны профессиональные знания по теме кадрового учета. И если у того же секретаря они присутствуют, то риск осложнений в данном случае сводится к минимуму. И наоборот.

Доверить кадровый учет аутсорсинговой организации

Хорошо: вся кадровая деятельность ложится на плечи аутсорсинговой компании, которая берет на себя такую ответственность на основании договора. Кроме того, что по кадровым вопросам оказывается постоянная, непрерывная помощь, выбор такого способа существенно сокращает расходы.

Минусы: нужно выбрать хорошо зарекомендовавшую себя, серьезную компанию, а также необходимо наладить взаимодействие, создать концепцию работы со специалистами, которые будут трудиться вне офиса.
Руководителю осталось только выбрать наиболее удобный и подходящий для него способ ведения кадрового учета, взвесив все «за» и «против» каждого метода.

Должностные функции кадрового работника

На кадровика накладываются в соответствии с инструкцией и трудовым соглашением следующие обязанности:

Это неполный перечень обязанностей кадрового работника, требования приведены примерные. Их может быть больше перечисленного (или меньше), но в общей сложности именно этими навыками и умениями надо обладать кадровому специалисту.

Кадровый учет: какие документы необходимы?

В норме на каждом предприятии необходимо наличие таких видов документов, касающихся личного состава:

распорядительные (приказы личные и производственные);
подтверждающие трудовую деятельность;
информационно-расчетные;
внутренняя переписка;
журналы контроля и регистрации.

Некоторые кадровые документы в обязательном порядке должны быть на предприятии. К ним относятся:
ПВТР (правила внутреннего трудового распорядка);

Все документы хранятся определенное количество лет. Регламентируются:

статьей или разделом Трудового кодекса;
постановлением Госкомстата;
Федеральным Законом и другими положениями.

Если чего-то (инструкции, приказа и т. д.) нет в наличии, то нужно будет данный факт исправить. Вообще, один из принципов работы кадровика - своевременность. Она очень облегчает трудовые будни и даже придает юридическую силу некоторым актам. Это на самом деле очень важно - не запускать текущие дела. Иначе они имеют обыкновение нарастать, как снежный ком.

Организация учета кадров: как вести, с чего начать?

Устроившись на новое место кадровиком для начала нужно провести ревизию обязательной документации. Если окажется (а так бывает), что некоторые важные бумаги из перечня отсутствуют, то их необходимо восстановить. За один день провести такую работу, конечно, не удастся.

Поэтому следует выделить наиважнейшие позиции и начать с них. Проверить на наличие и грамотность в оформлении (а если нужно исправить или составить новый документ): штатное расписание, график отпусков, трудовые договоры, приказы, записи в трудовых.

Завести журналы учета трудовых договоров, приказов по персоналу. Создать книгу регистрации трудовых книжек. Разобраться в личных карточках (Т-2). Провести работу с локальными нормативными актами.
Главное, вовремя оформлять все текущие документы. Работать, опираясь на Трудовой кодекс и правила делопроизводства. И не уничтожать бумаги по личному составу. Время их хранения утверждено Росархивом («Перечень…» от 06.10.2000).

Все документы учета нужны для прозрачности трудовых отношений. Кадровая система устанавливает нормы и принципы, которые обеспечивают стабильностью работников организации, а администрации создают удобные условия для управления персоналом.

Автоматизация учета - 1С: преимущества работы с программой

Вести кадровый учет, тем более в крупной компании - это невероятно ответственная и огромная по своему объему работа. А ведь здесь ошибки недопустимы! Но на сегодняшний день существует способ автоматизировать деятельность кадровиков, что позволяет значительно облегчить и упростить работу отдела, наладить деятельность, существенно снизив риск появления ошибок.

При помощи программы 1С можно вести учет согласно законодательным требованиям. В базе обеспечивается надежное хранение нужной информации по работникам. По мере ее накопления появляется возможность построения различных отчетов, которые могут помочь в анализе работы и разработке новых направлений. Например, отчеты могут быть такие:

показатель текучести кадров;
статистика по персоналу;
движение работников и т. п.

Программа помогает решать практически все проблемы и задачи учета кадров. Руководитель предприятия, благодаря 1С, имеет возможность получать сведения о положении дел в данном отделе, проводить анализ и принимать правильные управленческие решения. А также автоматизация позволяет синхронизировать деятельность нескольких служб компании (бухгалтерия, кадры, расчетный отдел), что улучшает эффективность работы, а также создает все условия для своевременных выплат зарплат.

Какие психологические могут понадобиться? Эта статья расскажет про все секреты тестов.

Чтобы провести налоговый аудит, прочтите статью: все секреты выбора специалиста по аудиту налогов.

Заключение

Итак, подведя итоги, можно отметить следующее:

Кадровый учет является важнейшей частью работы любого предприятия.
Для организации ведения учета есть несколько способов. Выбор за руководителем.
Должностные обязанности кадрового работника определяются инструкцией и трудовым договором.
Существует список документов, касающихся кадровой работы, которые обязательно должны присутствовать в каждой компании. И начинать свою трудовую деятельность в отделе кадров следует с проверки именно этих документов.
Вести учет гораздо проще, если он автоматизирован.

Кадровый учет - это стержень для нормальной и эффективной работы любого предприятия. Поэтому к его ведению нужно подойти со всей ответственностью.

Вконтакте

Помимо бухгалтерского и налогового учета любое юридическое лицо или индивидуальный предприниматель (в том случае, если у него есть работники) обязаны вести кадровый учет. Однако практика показывает, что кадровый учет в небольших организациях либо отсутствует полностью, либо присутствует только та его часть, которая связана с выплатой зарплаты и начислением налогов. Поэтому в данной статье мы хотим рассказать о некотором минимуме кадровых документов, которые должны быть у каждой организации.

Что такое кадровый учет? Кто его должен вести?

Что же такое кадровый учет? Единственного определения не существует, но упрощенно можно сказать, что это учет документов, связанных с работниками. То есть все документы, которые так или иначе связаны с оформлением трудовых отношений (прием на работу, увольнение и т.д.) и с организацией труда работников (правила внутреннего трудового распорядка, положение о премировании и т.д.) являются кадровым учетом.

Кто должен им заниматься в организации? Часто это «больной» вопрос для небольших предприятий. Поскольку ведение кадрового учета в полном объеме и «не для галочки» это весьма непростое дело, заниматься им должен специально обученный человек - специалист отдела кадров (говоря иначе, кадровик). Но мотивировать директора организации на введение в штат специального человека для учета кадров бывает очень трудно. С другой стороны у небольшой компании и нет достаточного объема работы для отдельного специалиста. Поэтому этим обычно занимается главный бухгалтер компании и руководитель.

Ввиду этого и возникает ситуация когда кадровый учет ведется только в некоторой его части: руководитель принимает сотрудника на работу, главный бухгалтер рассчитывает ему зарплату. И все. Хотя на работодателя возложено гораздо больше обязанностей, чем вышеперечисленно. Основным законом, регулирующим отношения работника и работодателя, является Трудовой Кодекс Российской Федерации (ТК РФ). Именно он устанавливает права и обязанности работодателя в сфере кадрового учета.

Минимальный набор документов

Разными статьями ТК РФ определено довольно много кадровых документов, которые должны быть в любой организации. Мы не будем касаться порядка оформления этих документов, а лишь приведем список тех документов, которые обязательно должны быть (должны храниться) на предприятии, с небольшими комментариями. Итак:

Трудовой договор. С каждым работником (включая директора организации) должен заключаться трудовой договор, поскольку именно на основании трудового договора возникают трудовые отношения.
Дополнительные соглашения к трудовому договору. Если условия трудового договора меняются, то все изменения должны быть оформлены в виде доп. соглашений к трудовому договору.
Должностная инструкция. В ней описывается, что должен делать работник, на данной должности, его права и обязанности. Может быть включена в трудовой договор и тогда отдельного документа не требуется.
Трудовая книжка. При приеме сотрудника работодатель должен забрать у него трудовую книжку, внести в нее соответствующую запись и соответствующим образом хранить. Трудовая книжка возвращается сотруднику при увольнении.
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них – обязательные документы по учету трудовых книжек хранящихся у работодателя.
Штатное расписание. Именно на основании штатного расписания определяются должности и рабочие места, на которые принимаются сотрудники.
График отпусков. Должен быть на каждом предприятии. Составляется обычно в конце года на следующий год.
Табель учета рабочего времени. Обязательный документ утвержденной формы, в которой работодатель учитывает время, которое отработал сотрудник. Ведется на каждого сотрудника.
Расчетный листок. Выдается каждому сотруднику в день выплаты заработной платы. Утвержденной формы нет, но есть обязательные требования к содержанию расчетного листка.
Личная карточка работника. В нее заносится полная информация о работнике. Существует утвержденная форма личной карточки. Ведется на каждого работника.
Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР). Обязательный документ, который как следует из названия, устанавливает внутренний трудовой распорядок. Сотрудники должны быть с ним ознакомлены.
Положение о защите персональных данных (ПЗПД). Обязательный документ, в котором работодатель регламентирует порядок обращения с персональными данными. ПЗПД может быть включено в ПВТР и тогда отдельного документа не требуется. Сотрудники должны быть с ним ознакомлены.
Положение об оплате труда и премировании. Документ, в котором описываются возможные способы премирования и доплат. Может быть включено в ПВТР и тогда отдельного документа не требуется. Сотрудники должны быть с ним ознакомлены.
Документы, подтверждающие полномочия. Доверенности в случае, когда подписывает кадровые документы не руководитель, а специально уполномоченное на это лицо.
Соответствующие приказы. О приеме на работу, об утверждении расчетного листка, ПВТР, ПЗПД и т.д. То есть все действия связанные с кадрами должны осуществляться на основании приказов/распоряжений руководителя (или иного уполномоченного на то лица). Существуют утвержденные формы для некоторых приказов (например, прием на работу).

На этом минимальный список необходимых кадровых документов можно завершить. Существует еще множество документов, которые тоже должны быть на предприятии, например положение о командировках – если сотрудники отправляются в командировки, положение о ненормированном рабочем дне – если у работников он есть, а также документы по воинскому учету граждан и т.д. Но это уже более специфические документы.

Некоторые особенности кадрового учета

Вышеприведенный список документов желательно подготовить, хранить и соответствующим образом вести. Однако чтобы облегчить себе исполнение обязанностей по ведению кадрового учета есть несколько моментов, которые тоже надо учитывать.

Первое. Если индивидуальный предприниматель впервые принимает сотрудника на работу, то ему в отличие от юридического лица необходимо зарегистрироваться в своих территориальных органах Пенсионного фонда России и Фонда социального страхования в качестве работодателя. Сроки на регистрацию следующие: 10 дней для регистрации в ФСС и 30 дней для регистрации в ПФР. Срок считается со дня приема на работу первого сотрудника. Иначе индивидуального предпринимателя ждут немаленькие штрафы.

Второе. Работодатель обязан ознакомить сотрудников со многими документами под роспись. Поэтому удобно завести соответствующую книгу (книги) где сотрудники будут расписываться о том, что они ознакомлены с документом. Кроме того, например расчетный листок работодатель обязан выдавать сотруднику. Поэтому разумно завезти книгу выдачи расчетных листков. В ней сотрудники будут расписываться в их получении. Зато в случае какого-либо конфликта, именно она подтвердит, что листки действительно выдавались.

Маленькие хитрости

Предположим, что вас ожидает плановая или внеплановая проверка кадрового учета со стороны контролирующих органов. Это конечно неприятно, но что поделать. Чтобы проверка прошла наиболее безболезненно желательно к ней подготовиться. И во время подготовки надо учитывать некоторые пункты законодательства с этим связанные (мы рекомендуем обратить на них пристальное внимание), а именно:

О проведении плановой проверки контролирующие органы должны уведомить вас не позднее, чем за трое суток до ее начала (ст. 9 Закона N 294-ФЗ). О внеплановой - не позднее, чем за 24 часа до ее начала (за некоторыми исключениями, ст. 10 Закона N 294-ФЗ).
Срок проведения проверки (документарной, выездной) не может быть больше 20 рабочих дней. Срок плановой выездной проверки для малого предприятия не может быть больше 50 часов, для микропредприятия - не может быть больше 15 часов (ст. 13 Закона N 294-ФЗ).
Выездная проверка не может проводиться в случае отсутствия руководителя, либо иного уполномоченного лица (ст. 15 Закона N 294-ФЗ).
В случае грубых нарушений при проведении проверки ее результаты не могут являться доказательством нарушения законодательства организацией (ст. 20 Закона N 294-ФЗ). Список грубых нарушений не маленький (ст. 20 Закона N 294-ФЗ) и включает нарушение сроков проведения и уведомления.

В заключении

Кадровый учет является не только обязательным, но еще и весьма важным составляющим любого бизнеса. Многие вопросы, так или иначе возникающие во время деятельности организации, относятся именно к кадровому учету. Поэтому его правильное ведение не только позволит избежать многих проблем, но и даст организации более полное понимание своей внутренней структуры, рисков, возможностей.

Построение системы кадрового делопроизводство с нуля должно производиться в строгом соответствии с трудовым законодательством. Читайте о том, с чего начать работу кадровика и как восстановить кадровое делопроизводство

Читайте в нашей статье:

Для чего необходим кадровый учет

С чего начать построение системы кадрового документооборота - актуальный вопрос для вновь созданных компаний. Несмотря на то, что организациям по сути не оставлено выбора вести учет или нет, он остается очень удобным инструментом контроля персонала на всех этапах его работы. Законодательство лишь унифицирует форму его функционирования и определяет нормы, которые должен выполнять не только работник, но и работодатель.

Кадровый учет прежде всего помогает понять, кто работает в компании, определить численность персонала , расходы компании на заработную плату.

Помимо этого система позволяет документально зафиксировать все движения в коллективе, будь то:

прием;
увольнение;
отпуска;
кадровые перемещения и д.р.

Учет отработанного стажа помогает нанимателю в определении числа дней отпуска, которое полагается каждому из работников. Ведение табеля учета рабочего времени позволяет четко контролировать нахождение персонала на рабочих местах и верно начислять зарплату.

Кадровое делопроизводство с нуля пошагово

Ведение кадрового делопроизводства с нуля на практике вызывает множество вопросов не только у новичков кадрового дела, но и у бывалых специалистов. Прежде всего сомнение вызывает очередность выпуска документов.

Когда компания уже зарегистрирована и получены все подтверждающие документы, пора приступать к оформлению кадровой документации. Первоочередно стоит разобраться с будущим штатным составом ЮЛ, определить потребность в персонале на первое время и на перспективу. Для этого компании необходимо издать штатное расписание по форме Т-3 .

Если организация планирует использовать не унифицированные формы кадровых документов, их сначала необходимо утвердить соответствующим приказом руководителя. Идеальным будет издание Положения “О кадровой политике предприятия” или "Инструкции по кадровому делопроизводству ". В таких документах прописываются все правила ведения учета на вновь созданном предприятии в соответствии с действующими нормами права.

Не всегда имеет смысл в трудоустройстве кадровика сразу после открытия, если численность на первое время будет небольшой. Обычно его обязанности возлагаются на бухгалтера или другого специалиста.

До приема на работу первого сотрудника, также требуется разработать стандартную форму трудового договора . Она может быть едина для всего коллектива или же различаться по группам персонала.

Только после утверждения форм первичных кадровых документов можно приступать к найму сотрудников.

Кадровый учет для ООО

Кадровое делопроизводство для ООО не претерпело значительных изменений. Важно отметить, что кадровый учет не сильно отличается в зависимости от правовой формы предприятия. Нормы в большинстве случаев едины.

Все же основная масса компаний - это ООО. В деятельности ООО предусмотрена большая свобода действий, нежели для муниципальных или бюджетных учреждений. Госорганизации более формализованы и большинство решений спускаются из министерств (к примеру, штатное для районных администраций).

Тогда как ООО имеют большую свободу действий и меньше ограничены в выборе сценария поведения.

Документы кадрового учета

Основой кадрового учета в организации являются документы кадрового учета. Все документы условно можно разделить на 3 категории:

первичные документы по учету кадров;
первичные документы по учету отработанного времени и оплаты труда;
журналы регистрации движения кадровой документации.

Как первая так и вторая группа имеют свои утвержденные формы (Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"). С недавнего времени они не являются обязательными для применения ЮЛ. В случае необходимости компания может на их основе разработать и утвердить свои формы, отвечающие нормам законодательства. Те для кого унифицированные документы являются удобными могут продолжать ими пользоваться.

В рассматриваемом Постановлении приводятся формы первой и второй группы. Наиболее часто используются на практике:

Т-3 - ;

Еще одним немаловажным журналом является “Журнал учета движения трудовых книжек и вкладышей в них ”. В нем отражается прием трудовых от сотрудников и выдача их при увольнении.

Все кадровые журналы, ведение которых обязательно в 2018 году должны быть надлежащим образом оформлены. Для большинства из них существуют уже готовые печатные формы, позволяющие избежать ошибок оформления. Более того, они уже чаще всего прошнурованы, страницы пронумерованы и стоит опечатывающая голографическая наклейка. Вам остается лишь поставить в конце печать, подписать у руководителя и аккуратно вести журнал.

Однако, никто не запрещает вам изготовить его самостоятельно используя для этого ПК или полностью вручную. При его создании стоит придерживаться установленных правил оформления. Простая распечатка списка приказов из 1С - это не та форма книги, которая сможет удовлетворить инспектора ГИТ.

Восстановление кадрового делопроизводства: пошаговая инструкция

Восстановление кадрового делопроизводства по своей методике отличается от самой процедуры его построения. Главный упор здесь делается на кадровый аудит. Кадровый аудит представляет собой процедуру проверки всей системы кадрового учета. Это комплекс мер направленный на выявление недостатков системы или нарушений принятого порядка и законодательства.

После детально проведенного аудита и составления списка нарушений, требуется приступить к восстановлению. В зависимости от степени нарушений определяется объем работы.

Отсутствие необходимых ЛНА приводит не только к необходимости разработки самих положений, но и ознакомления персонала с вновь введенным документом. А также в случае необходимости составление доп соглашений к договорам об изменении существенных условий.

Самым безобидным является отсутствие журналов или записей в трудовых. Эти нарушения не тянут за собой цепочку событий, требующих согласования с персоналом.

Так что проще изначально поставить систему учета в соответствии с законами, нежели позже согласовывать каждое изменение документов о труде с персоналом или отбиваться от проверяющих органов и платить огромные штрафы.

Организация и ведение кадрового делопроизводства - прямая обязанность работников службы персонала. В ситуациях создания новой организации, преобразования старой или иных вариантов реорганизации, руководству и отделу кадров надо знать основные моменты работы: обучение и поиск сотрудников, прием, перевод и увольнение персонала, а также правила как архивного, так и оперативного хранения документов.

Грамотная организация кадрового делопроизводства как основа стабильности фирмы

В любой организации, независимо от формы собственности, есть персонал. Он отличается по численности и составу, по выполняемым функциям и уровню квалификации. Задача отдела кадров - сделать так, чтобы все вопросы и проблемы, связанные с сотрудниками предприятия, решались максимально оперативно и грамотно.

Стабильная работа организации напрямую зависит от ее сотрудников. Первейшая задача службы персонала - грамотный и своевременный подбор работников, ведение кадрового делопроизводства в соответствии с законом и своевременная сдача документов в архив. Это основа стабильной работы любого предприятия.

Подготовка персонала для работы с кадрами

Инструкция по кадровому делопроизводству четко указывает на необходимость иметь профессиональную подготовку специалистам по персоналу. Однако на практике часто возникает проблема с подготовкой работников нужного профиля.

Высшие и средне-специальные учебные заведения не выпускают специалистов столь узкой квалификации, как «кадровое делопроизводство». Обучение обычно происходит уже на месте либо на профильных курсах. Также возможна подготовка сотрудника непосредственно на рабочем месте методом наставничества.

Кадровое делопроизводство обучение специалистов предполагает следующими способами:

переобучение на базе второго высшего образования;
получение высшего образования смежного профиля, например, «документоведение», «юриспруденция», «управление персоналом», «защита информации»;
обучение на специализированных долгосрочных курсах (не менее трех месяцев), с последующей сдачей экзамена;
практическая работа с последующим регулярным повышением квалификации.

Нормативные документы, регламентирующие работу кадровых служб

Деятельность отдела персонала и общая организация кадрового делопроизводства очень сильно зависит от действующего законодательства и внутренних регламентирующих документов. Эта особенность связана с нюансами работы с большим количеством персональных документов, которые часто являются конфиденциальными.

Делопроизводство в кадровой службе регламентируется следующими актами:

Конституция, Гражданский и Трудовой кодексы, а также частично Уголовный и Семейный;
законодательные акты по профилю организации в вопросах, касающихся работы с персоналом;
нормативные акты местного значения;
различные классификаторы, правила и инструкции федерального уровня;
внутренние нормативные документы, например, инструкция по кадровому делопроизводству;
приказы и распоряжения руководства.

Работники службы персонала обязаны неукоснительно соблюдать предписания нормативных актов и прежде всего Трудового кодекса.

Поиск и документальное оформление сотрудников

Ведение кадрового делопроизводства начинается с поиска и оформления персонала. Прежде всего, необходимо определиться с вариантами нахождения новых сотрудников. Среди них особо выделяются следующие:

агентства и бюро по трудоустройству;
занятости;
ярмарки вакансий;
учебные заведения;
доски объявлений о должностях и резюме на различных ресурсах;
другие организации;
знакомые и друзья.

Все варианты поиска сотрудников имеют свои достоинства и недостатки, работник отдела персонала должен максимально использовать все возможности, чтобы закрыть вакансию.

Когда претендент найден, с ним проводится собеседование. Желательно, чтобы его ход фиксировался документально: так легче принять взвешенное решение о найме либо отказе. В последнем случае человека письменно извещают о причине в течение пяти рабочих дней. Если претендент подходит на вакантную должность, то его следует зачислить. С этого начинается оформление на конкретного сотрудника.

заключение трудового контракта;
издание приказа о приеме;
нового сотрудника либо ее заведение;
оформление личной карточки;
если в организации принято - заведение личного дела;
ознакомление и подписание работником внутренних нормативных документов и инструкций.

Учетная документация по персоналу (личные карточки, штатное расписание)

Ведение кадрового делопроизводства предполагает обязательное оформление учетной документации, в частности, штатного расписания и личных карточек. Эти документы являются обязательными для организаций всех форм собственности.

Штатное расписание и численность должно быть актуальным и отвечать потребностям организации. В него вносят наименования всех должностей, количество ставок с указанием вакансий на данный период.

Личные карточки - это унифицированные документы, содержащие в себе краткие данные о трудовой деятельности работника и персональную информацию. Они подлежат строгому учету и специальным условиям хранения, в местах, предотвращающих их порчу и хищение.

Приказы по личному составу, отличия и особенности оформления

Общее делопроизводство в кадровой работе в основном выражается в приказах и распоряжениях руководства. Эти документы могут касаться как отдельных сотрудников, так и всего персонала в целом. Они отличаются по оформлению и особенностям введения в действие.

Большинство приказов и распоряжений, касающихся конкретных действий с сотрудником, имеют унифицированную форму. Они подлежат обязательному согласованию со всеми заинтересованными лицами и ознакомлению сотрудником под расписку. Копии кадровых распоряжений хранятся в личном деле, а оригиналы в отдельных папках.

Журналы по кадровому делопроизводству, правила оформления и хранения

Для учета движения в кадровой службе предполагает ведение специализированных журналов. Это табличные документы многостраничного формата, чаще всего унифицированные. Обычно их заводят либо в больших тетрадях, либо приобретают готовые в специализированных магазинах.

Виды кадровых журналов:

регистрации входящей и исходящей документации, в том числе писем;
регистрации приказов;
регистрации прибытия и убытия сотрудников в служебных командировках;
регистрации заявлений, представлений, уведомлений, должностных и служебных записок;
регистрации бланков трудовых книжек, их вкладышей;
книги учета движений различных кадровых документов и т. д.

Все журналы должны быть в обязательном порядке прошиты и опечатаны, а листы пронумерованы. Хранить их следует отдельно от всех документов. Желательно в сейфе или специальном шкафу.

Особенности ведения и хранения личных дел

Ведение личных дел не является обязательным. Однако большинство организаций в той или иной форме собирают документы сотрудника. Конечно, в одной папке делать это удобнее.

Личное дело - это комплекс документированных персональных сведений о работнике, собранных и сформированных в определенном порядке. В него могут входить самые разные документы и копии:

копии приказов о работнике;
копии заявлений;
копии документов, удостоверяющих личность, подтверждающих квалификацию, образование, льготы и семейное положение;
анкета;
характеристики и отзывы;
справки и т. д.

Личные дела включают в себя персональную информацию, они должны храниться в стороне от других документов. Доступ к ним разрешен только строго ограниченному кругу должностных лиц. При увольнении персонала, личные дела сдаются на архивное хранение.

Правила оформления, хранения и выдачи трудовых книжек, а также вкладышей

Все организации обязаны вести трудовые книжки на свой персонал, исключение - сотрудники, принятые по совместительству. При первичном приеме работодатель самостоятельно приобретает чистые бланки и делает в них первую запись. На титульный лист вносят соответствующие данные о работнике. Впоследствии необходимо следить за их актуальностью и вовремя вносить изменения.

На разворот основной части вносят записи о трудовой и общественной деятельности работника, его приеме постоянных Все записи нумеруются в общем порядке и вносятся на основании приказа. Запись об увольнении сопровождается оттиском печати организации и подписью руководителя.

Делаются от руки, синей шариковой ручкой, четким и понятным почерком. Внимательно следите за актуальностью и достоверностью вносимых данных. Если необходимо исправить сведения, то их надо аккуратно зачеркнуть одной чертой и внести актуальную информацию. Данное действие обязательно подтверждается подписью руководителя и печатью.

Хранят трудовые книжки отдельно от других документов, в сейфе. Запрещено выдавать их на руки работникам или третьим лицам без специального постановления ответственных органов.

Особенности оперативного и архивного хранения кадровых документов

Хранение кадровых документов определяется их особой значимостью. Они содержат персональные сведения и являются конфиденциальными. Такие данные не подлежат несанкционированному разглашению. В противном случае на работников кадровой службы и руководителя организации налагается штраф.

Для организации правильного хранения кадровых документов в службе кадров желательно иметь отдельное помещение. Вход в него должен быть один и обязательно оборудоваться металлической дверью с сигнализацией.

Сами документы должны храниться в металлических шкафах или сейфах. Следует избегать доступа солнечного света и пыли, а также перепада температур и слишком большой влажности. Эти простые действия помогут сохранить персональные данные.