Журнал регистрации о приеме на работу. Журнал учета приказов по личному составу: практическое назначение

Разрешение производственных вопросов, увольнение сотрудников, заполнение штата новыми кадрами – эти процедуры отражают текущую деятельность каждого предприятия .

Оперативные мероприятия не проходят бесследно, когда исполнение осуществляется по приказу руководителя, распоряжения в порядке очередности фиксируются в кадровом отделе. Для регистрации приказов создан специальный журнал .

Что это такое и зачем составляется

Работа компаний организована по регламентированному графику . Чтобы была слаженность между производственными участками, многие процессы выполняются на основании исходящих от руководства письменных приказов. Они носят локальный характер . Правильно оформленная, выпущенная для ознакомления персонала распорядительная документация должна быть учтена.

На основании местного распоряжения главы организации внутри неё происходит:

распределение порядка по функциональным обязательствам;
закрепление юридических актов;
устройство на работу и увольнение сотрудников;
перемещение по должностям, с разрядным повышением и категориям;
утверждение положений, инструкций, правил;
различные производственные мероприятия.

Обязанность учитывать текущие документы приказного характера возложена на сотрудников отдела кадров . С их помощью осуществляется контроль над документооборотом фирмы. Для удобства делопроизводства работодатели создают два вида регистрационных книг .

В одной фиксируют распоряжения администрации, направленные на основную деятельность, где происходит утверждение:

локальных актов;
штатного расписания;
ответственных лиц;
аттестационных комиссий;
проведения ревизий;
рабочего режима.

Другой журнал ознакомит с приказами руководства относительно кадровых передвижений, касающихся личного состава предприятия. В законодательстве нет четких распоряжений о количестве ведения регистрационных книг, этот вопрос разрешает предприниматель. Разделение учета приказов необходимо, чтобы классифицировать распоряжения по сроку хранения .

Нормативная регламентация

В Приказе Минкультуры России №558 от 25 августа 2010 года опубликован список бумаг , которые рекомендуются создавать предприятиям в ходе их деятельности.

В базовом положении его предписывает нормативный акт. Указаны сроки кадрового документооборота, где регистрация распоряжений по персоналу должна сохраняться 5 или 75 лет .

Исходящие распорядительные документы нумеруют в порядке их образования, оформление должно соответствовать типовой инструкции. Об этом говорится в Приказе Росархива №68 .

В нём опубликовано, что классификация приказов в одном регистрационном регистре должна проходить в течение календарного года , затем они сдаются на хранение в архив. Не запрещается продолжать прежнюю книгу, но по новым записям.

Локальным указаниям присваиваются отдельные номера, которые касаются:

распоряжений по организационным мероприятиям деятельности фирмы;
приказов, направленных регламентировать работу персонала.

Аккуратность заполнения регистрационного справочника, четкое ведение учета — основные требования по выполнению обязанностей кадровыми специалистами. Сроки хранения распорядительных документов разработаны для возможности использования записей по запросу от органов государственного уровня, а также, если возникает необходимость в данных у сотрудников.

Взаимоотношения между работодателем и персоналом складываются разные. Если произошла спорная ситуация, доведена до разбирательства в высшей инстанции, найденный в журнале приказ позволит разрешить конфликт подтверждением или опровержением правомерности действий участниками спора.

Унифицированной журнальной формы, в которой происходит учет, а также исходящей распорядительной документации нет. Вправе каждой организации разработать издание по своему усмотрению, но оно должно соответствовать типовым образцам, предусмотренным в делопроизводстве.

Рекомендательный характер структурного постраничного подразделения документа, а также граф каждого листа, куда будут внесены распоряжения руководства предприятия по основному производству, включает следующие пункты :

оформление титульного листа;
обозначение ответственного лица;
перечень зарегистрированных приказов.

Заглавная страница содержит:

название компании;
предназначение книги;
начало и окончание проведения учетных операций по датам.

В графе с информацией об ответственных лицах следует указать:

имена специалистов, которым поручено вести учет, заполнение журнала;
занимаемую должность, на каком основании сотрудники выполняют поручение;
подпись, утверждающую выполненные обязательства.

Основой журнала служат страницы, где происходят записи:

локальных актов по присвоенным порядковым номерам;
дат, созданного приказа;
под каким номером выпущено распоряжение;
наименование документа в виде краткого содержания предназначения бумаги;
количество опубликованных страниц;
полные имена должностных лиц, для кого разработан документ.

Основным условием в оформлении регистрационной книги служит достоверность переносимых в него данных. Исключены исправления, перечеркивания, корректировка специальными веществами.

Требования к заполнению и образец

Журнал, в котором регистрируются кадровые распоряжения, имеет аналогичную структуру, отличия находятся в их наименовании, а также обозначении личной информации о лицах, в отношении которых выпущен приказ.

Персонифицированное распоряжение регулирует обязанности конкретных сотрудников или целого отдела. Локальный документ распространяет своё действие на рядового специалиста, назначения главных бухгалтеров и генеральных директоров регистрируют в отдельных книгах .

Приказы по персоналу, принятому в общем порядке, кроме их приема и увольнения, указывают:

переводы на другие должности;
совместительство рабочих процессов;
изменения в зарплате;
командировки, отпуска;
награждения;
смену личностных данных работника.

По образцам можно проследить, как ведется заполнение регистрационных сборников. Если кадровик приобретет несколько экземпляров, в его распоряжении будут находиться реестры для оформления различных по своему происхождению производственных случаев.

Титульный лист представляет следующий формат:

Создавая книгу с требуемым направлением, исполнителю предстоит обозначить главную страницу, какая группа распоряжений здесь будет фиксироваться.

Постраничные разделы кадровик может разлиновать по мере их надобности, лишняя работа никому не нужна.

Отдельный лист создают для ответственных работников, которым предстоит проводить записи.

Грамотное оформление каждой страницы приведет только к благоприятным результатам в случае проверок со стороны фискальных органов, поисков необходимого приказа. Аккуратность документации придает весомость имиджу предприятия, коллективу, работающему в нем.

Составление журнала

Регистрационные книги разработаны для грамотного делопроизводства . В основном обязанности делопроизводителя выполняют сотрудники кадрового отдела или канцелярия.

Вне зависимости от того, кто выполняет подобную функцию, составление журналов и регистрация документации подчинены единым правилам :

учитывают все текущие бумаги, исполнительные, справочные;
записывают корреспонденцию один раз, его перемещения по структурным подразделениям не фиксируют;
регистрация проводится по документальному виду, авторскому содержанию;
дату учета исходящего приказа совмещают с днем его подписания.

Номера присваивают к документам в порядке их поступления в течение года, их нельзя повторять, чтобы закрепить надежность поискового признака. Для этого документы наделены, кроме регистрационных номеров, индексацией — дополнительными условными обозначениями . Записи ведутся в течение года, но не обязательно закрывать полупустую книгу, достаточно отделить их чертой и начать новый год с регистрации под №1.

О том, какие должны быть журналы регистрации и как их прошить, можно узнать из данного видео.

Применяется для регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении сотрудников, а также других приказов со сроком хранения 75 лет .

Пример заполнения основного раздела журнала:

Приказы по личному составу - это основные документы, которые определяют служебное положение работников и служат основанием для внесения записей в учетные документы (например, трудовые книжки, личные карточки, финансовые документы). Срок хранения - 75 лет.

К приказам по личному составу со сроком хранения 75 лет относятся следующие приказы:

О приеме работника (работников) на работу
О прекращении действия трудового договора с работником (работниками)
О переводе работника (работников) на другую работу
О совмещении должностей / профессий
об установлении заработной платы (изменение размера заработной платы как изменение существенных условий трудового договора);
О направлении работника (работников) в командировку (длительную, зарубежную)
О предоставлении отпуска по уходу за ребенком до 1.5, 3-х лет
О досрочном выходе из отпуска по уходу за ребенком до 1.5, 3-х лет
О предоставлении работнику (работникам) отпуска без сохранения заработной платы
Об изменении фамилии, имени, отчества работника
О поощрении работника (премирование, объявление благодарности, награждение ценным подарком, почетной грамотой и т.п.).
и др.

Следует только заметить, что приказы о назначении на должности первых лиц предприятия, тех должностных лиц, которые упоминаются в уставе (например, генеральный директор, главный бухгалтер, руководитель службы внутреннего контроля), являются приказами по основной деятельности , а не по личному составу.

Оформление отдельных видов приказов по личному составу производится в соответствии с Унифицированными формами первичной учетной документации по учету кадров. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 унифицированы формы следующих приказов:

О приеме работника на работу (Форма Т-1, Т-1а)
О переводе работника на другую работу (Форма Т-5, Т-5а)
О прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) (Форма Т-8, Т-8 а)
О направлении работника в командировку (Форма Т-9, Т-9а)
О поощрении работника (Форма Т-11, Т-11а)

Добавление литеры «а» к номеру унифицированной формы означает, что она предназначена для документального оформления приказа по личному составу, в котором одно распорядительное действие (например прием на работу) распространяется на нескольких работников. Унифицированные формы приказов без литеры «а» используются для оформления индивидуального приказа (одно распорядительное действие на одного работника).

Регистрация - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

(ГОСТ Р 51141-98)

Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу , т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует.

Порядок нумерации приказов по личному составу не регламентирован. В Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 27.11.00 № 68, отмечено лишь, что приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно (п. 4.1.3).

Обратите внимание, что в соответствии с п. "д" ст. 358 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций , с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 25.08.2010, для Журналов регистрации приказов по личному составу установлен срок хранения 75 лет .

Согласно ГОСТ 31282-2004 контрольная пломба - уникальное индикаторное устройство одноразового применения, предназначенное для обнаружения факта несанкционированного доступа.

Перед началом работы с Журналом необходимо заполнить титульный лист и заверительную надпись. Обязательно вписать номер пломбы в соответствующую строку, без этого Журнал не считается опломбированным.

Нормативные материалы:

Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике.

Кадровая документация требует от сотрудника точности и аккуратности. Провести анализ документов, — для всего этого необходима глубокая сосредоточенность, и следование правовой базе. Кадровая документация является основой, на которой стоит все производство.

Благодаря все изложенному выше, кадровая документация обычно является объектом частых проверок соответствующих организаций. То, насколько корректно оформлены документы по кадрам, определяет ее юридическую силу.

Каждый сотрудник компании напрямую зависит от того, насколько точно он оформлен в кадровой документации. До тех пор, пока документацию не зарегистрируют правильным образом, фактически нет ее существования

Журнал регистрации кадровых приказов схож с другими подобными журналами

Сотрудники кадрового отдела обычно должны вести ряд журналов, где регистрируют различные приказы. К примеру, в одном журнале отображается в приказах деятельность организации. А в другом содержатся только приказы о кадрах. Также бывают журналы, где описаны отпуска или .

Обычно журналы регистрации приказов похожи между собой наличием стандартных колонок. Среди этих колонок должны быть запасные, для заполнения соответствующими работниками в случае необходимости.

Закон не предусматривает единой формы для всех журналов регистрации. Поэтому ниже мы приведем наш образец такого журнала. Но предприятие вправе разработать свою форму журнала регистрации приказов.

Порядок регуляции

Деятельность компании предполагает образование ряда документов, Перечень которых утверждает приказ Минкультуры РФ от 25.08. 2010 № 558. Базовое положение этого нормативного документа предписывает обязательное наличие сроков хранение кадровой документации.

Например, журналы регистрации различных приказов по сотрудникам предприятия должны быть сохранены двумя сроками: в 5 и 75 лет. Поскольку имеют место 2 разных срока, кадровый отдел должен вести сразу 2 таких журнала.

Распоряжения могут нумероваться в произвольном порядке, так как законодательная база не определяет этот порядок. В то же время, существует Типовая инструкция делопризводства, утвержденная Росархивом (приказ № 68 от 27.11.00), в соответствии с которой приказы следует нумеровать по порядку в пределах одного года по календарю. Также по этой инструкции специалисты обязаны отдельно нумеровать приказы по деятельности предприятия и приказы, касающиеся .

Кадровый учет требует от специалистов, ведущих документацию, крайней аккуратности. Следует знать порядок ведения журнала различных договоров (например, трудовых). Если есть необходимость в трехсторонних договорах цессии, то их, обычно, необходимо заключать в банковских компаниях.

Есть ли необходимость в ведении?

Журналы хранятся 5 или 75 лет

Как мы уже говорили, приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 предписывает необходимый срок, в течение которого необходимо сохранить журналы регистрации документации по распоряжениям в отношении всей деятельности организации. Исходя из этого становится очевидным обязательное ведение журналов регистрации.

Письменно или в электронном виде?

Ведение регистрационного журнала может производиться в электронном виде. Правовая база не предусматривает какую-то особенную форму приказной документации, имеющей, кроме того, специальные оговорки о ее оформлении. Под последним мы имеем ввиду прошивку журнала, печатное удостоверение или нумеровку.

В случаях, когда журналы регистрации формируются в программе 1С, нумерация для приказов происходит сама собой. И тогда ведение описываемой документации в письменном виде не имеет обязательного характера.

Разновидности приказных регистрационных журналов и их примеры

На сегодняшний день для компаний актуален следующий список регистрационных журналов:

о трудоустройстве, увольнении или переводе сотрудников;
о командировании работников;
журналы отпусков;
о дисциплинарных взысканиях либо поощрительных мероприятиях.

Порядок работы с журналом

Многие предприятия давно перешли на документацию в электронном виде

Главные этапы работы по ведению регистрационных журналов таковы:

грамотное построение делопроизводства;
ведение документации, связанной с деятельностью хозяйственно-административной части;
надежное сохранение документов предприятия.

В действительности процесс делопроизводства — кропотливая работа, в которой важную роль играет большое количество специалистов организации. Процесс документооборота и его формирование входят в непосредственные обязанности делопроизводительного отдела компании.

Но отдел делопроизводства — это понятие достаточно расплывчатое, так как его обязанности обычно выполняются либо общей службой, либо возлагаются на канцелярию, что зависит от масштабов предприятия.

Если организация не обладает большими размерами, то делопроизводство обычно входит в обязанности секретаря. В самом начале работы специалисту следует разработать общие инструкции по работе с документами. Лучше всего разработанные инструкции задокументировать официально.

В настоящее время работу с документами чаще всего предприятие разрабатывает самостоятельно. По этой причине нормативно-правовые акты не предписывают порядок канцелярской работы, а всего лишь носят рекомендательный характер.

Для оптимального формирования процесса документооборота следует иметь следующие главные документы:

инструкция для делопроизводства. Этот документ является локальным актом. Он отражает весь порядок работы, связанной с документацией, проходящей внутри организации. В случае, если в компании на данный момент пока нет готовых правил обращения с документами, то написание инструкции теряет свою актуальность. И тогда целесообразно на неопределенное время пользоваться существующими положениями.
номенклатура дел. Необходимый организованный список документации содержит ее установленные сроки, в которые она должна быть сохранена. Он необходим для определения дальнейшего движения (перенесения в архив либо утилизации).

Обратите внимание на то, что журнал содержит приказы, касающиеся работников предприятия. На титульном листе регистрационного журнала необходимо указывать полное дословное название этого журнала. Такое название должно быть написано только заглавными буквами. После наименования документа должно следовать полное название организации.

Если организация является крупной, количество регистрационных журналов должно соответствовать количеству служб или отделов, включенных в процесс делопризводства. Дата оформления регистрационного журнала должна быть также указана на титульном листе.

Журнал необходимо прошить, пронумеровать, затем отдать на подпись и печать администрации компании. Особенно хорошо, если приказная документация опломбировывается номерной пломбой (следует обратить внимание, что пломбировка не будет считаться действительной, если ее номер не вписан в журнал).

Кто несет ответственность?

Ответственность за ведение журнала несет определенный работник

Основная работа предприятия регулируется, прежде всего, его главой в лице директора. Он, в свою очередь, возлагает ответственность по распоряжениям и приказам на руководителей отделов.

Иногда задачи организации носят комплексный характер. В этом случае директором создается специальная комиссия, в которую входят специалисты в разных областях.

Распоряжения следует делить на разновидности в зависимости от того, являются ли они главными или оперативными. Вариант классификации приказов:

Приказы по основной работе предприятия. Распоряжения этого уровня издаются наряду с другими задачами основной деятельности предприятия.
Приказы по работе администрации.
Приказы по этой классификации должны регистрироваться и храниться отдельно. Это связано с установленными сроками хранения. Распоряжения по работе администрации следует хранить в течение 5 лет, в то время как документы, регулирующие основную деятельность предприятия находятся на постоянном хранении. Регистрационные журналы — такой вид документации, который предназначен только для внутреннего пользования. Его никто не имеет права передавать сотрудникам каких-либо сторонних предприятий без главы компании.
Ознакомление с записями журнала регистрации должно проходить только в присутствии ответственного за этот журнал человека. Руководитель предприятия регулярно проверяет журнал регистрации для контроля и оценки работы канцелярской службы.

Сотрудник, ответственный за ведения журнала приказа, обязан хранить его у себя. Когда журнал заканчивается, ответственный должен отметить это на обратной сторон.

Необходимые пункты

Журнал регистрации кадровых приказов: заполнение

Как было изложено выше, законодательство не предусматривает специальную форму журнала регистрации приказов. Однако специалисты дают рекомендации по основным разделам журнала, которые можно использовать. Например:

порядковый номер,
дата приказа,
номер распоряжения,
основное содержание приказа,
сотрудник,
табельный номер,
основание распоряжения.

Примерные резервные колонки:

кто подписал приказ,
кто исполняет приказ,
куда передали приказ,
расписка о получении, дата,
отметка о направлении в дело, и так далее.

Иногда требуется колонка «Примечания». Тогда следует сделать такую отметку: «запись № ……………… в столбце № ………… не действительна». После этого вносится новая запись.

Образец заполнения журнала приказов по личному составу предприятия

Журналы регистрации положено хранить в течение 75 лет согласно приказу Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

В таких журналах должны содержаться приказы следующего характера:

о приеме на работу;
о совмещении профессий;
о повышении квалификации;
о смене фамилии сотрудника;
о длительных командировках.
о поощрении персонала;
об отпусках
о дежурстве;
о переводе;

В течение 5 лет следует хранить журналы, содержащие следующие распоряжения:

о дежурствах,
об учебных и очередных отпусках,
о непродолжительных командировках,
о дисциплинарных взысканиях

Как регистрировать приказы задним числом

Журнал регистрации кадровых приказов — один из документов по организации кадрового делопроизводства

Регистрировать приказы задним числом исключено по причине того, что журналы регистрации следует нумеровать, прошивать и скреплять печатью. Но на предприятиях нередко бывают случаи нарушения порядка регистрации, так как возникают ситуации, в которых имеют интерес и сотрудник, и администрация.

Существует две приемлемые возможности обойти регистрационный порядок:

Способ первый. Если канцелярия не осуществляла последующей регистрации распоряжений, то приказ можно записать задним числом.
Способ второй. В случае, если последующая регистрация производилась, то на имя главы организации пишется служебная записка, а в ней описывается сложившаяся ситуация. Приказ регистрируется текущим числом. На практике такой приказ издается под дробью 11/1-П (или под любым индексом, буква индекса не имеет юридической силы.). Такой вариант является более благоприятным на случай контроля со стороны соответствующих органов.

Следует особо отметить порядок исправления ошибок. В случае их появления следует полностью заменить только те документы, которые не пересекаются с документами, которые заменить нельзя.

Регистрация документов задним числом должна быть соизмеримой со сложившимися ситуациями. К примеру, с сотрудником происходит несчастный случай за пределами предприятия, а ознакомление с приказом и подпись этого сотрудника зарегистрированы задним числом. Такой факт только привлечет внимание органов, проводящих .

С распространенными ошибками в кадровом делопроизводстве вас ознакомит видеоматериал:

Журнал регистрации приказов по личному составу – это документация, в которую заносят приказы, относительно личного состава организации. Данный журнал не имеет законодательно утвержденной формы, поэтому фирма в праве разрабатывать её автономно в вольной форме. В нём не фиксируются следующие должностные лица:

директор предприятия и его руководители
главный бухгалтер предприятия

Срок хранения данного документа, согласно Приказу №558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, … с указанием сроков хранения», (утвержден Министерством культуры РФ 25.08.2010) составляет 5 и 75 лет . Исходя из вышеуказанного распоряжения рекомендуется вести в организации два журнала регистрации.

В журнале сроком хранения пять лет должны регистрироваться распоряжения следующего содержания:

Ежегодные оплачиваемые отпуска.
О краткосрочных внутренних и заграничных поездках.
Отпуска, связанные с обучением.
Распоряжения о дежурстве.
Про дисциплинарные штрафы.

В журнал, сроком хранения пять лет должны заноситься следующие виды приказов:

Распоряжение о принятии на работу.
Указ про перемещение.
Указ про совмещение.
Про перевод на другую работу.
Про окончание трудового договора.
Указ про переаттестацию, повышение квалификации, присвоения чинов (званий).
Про смену Ф.И.О. служащего.
Про поощрение, вознаграждение.
Про поощрение, жалованье, различные виды выплат.
Указ про все виды отпусков служащим с опасными условиями труда.
Указ об отпусках по уходу за ребенком.
Об отпусках, без сохранения заработной платы.
О дежурстве по профилю главной деятельности.
Указы по длительным заграничным и внутренним поездкам.
Указы о командировках служащим с опасными условиями труда.

Формат журнала, о котором ведется речь, не имеет законодательного утверждения, поэтому каждая организация разрабатывает свою собственную форму данного документа. Составлять её нужно придерживаясь следующих негласных критериев:

Бланк и образец: требования к составлению

Журнал должен состоять из девяти граф:

ГРАФА 1. В ней Вы указываете учетный номер документа в порядке следования

ГРАФА 2. В данной графе указывается дата приказа. Её можно указывать в цифровом формате — дата. месяц. год.

ГРАФА 3. Здесь необходимо указать номер приказа по установленной форме, соответственный индексу личного состава

ГРАФА 4. Видов приказов всего три: принятие на работу, перевод и увольнение. Положено писать не сокращая, во избежание неразберихи в будущем

ГРАФА 5. Фамилию работника можно писать полностью, а вот инициалы сокращать до букв, за исключением случаев, когда на предприятии работают однофамильцы со схожей первой буквой в имени и отчестве (например, Иванченко Игорь Петрович и Иванченко Илья Павлович записываются следующим образом: «Иванов Иг. Петр.» и «Иванов Ил. Павл.»)

ГРАФА 6. Здесь надлежит указать основания «от сотрудника». Их несколько:

Заявление работника (Заявление).
Трудовой контракт (ТК).
Дополнительное соглашение (ДОП).

Информацию приказа по предприятию дублировать не нужно, так как она уже прописана в предыдущих графах

ГРАФА 7. Необходимость её заполнения обусловлена надёжностью в юридически подозрительных случаях. Если же увольняемый по статье работник отказывается подписываться – тогда нужно указывать данные акта об отказе, так же, как и в приказе про увольнение.

ГРАФА 8. В этой графе Вы указываете ФИО и должность работника службы кадров, который обработал данный приказ

ГРАФА 9. В этой графе оставляет подпись вышеуказанный служащий кадровой службы

Вносить данные в документ надлежит крайне аккуратно, разборчивым почерком, избегая помарок, зачеркиваний и исправлений. В некоторых случаях предусматривается графа «под роспись исполнителя», где оставляет свою подпись исполнительный сотрудник организации, которому адресован данный приказ.

Оформление и отправка в производство

Первостепенное требование к этому документы – ведение его надо начинать с момента начала деятельности предприятия .

Журнал регистрации на предприятии ведут в рукописной или электронной форме. Если же он ведется в электронном виде – дублировать его путем распечатки нет необходимости . Ну а если руководство предприятия требует ведение данного документа в «живом» формате – для журнала можно использовать как простые листы бумаги, так и бланки предприятия.

Журнал проштамповывают в том случае, если данная норма по подписанию подобных документов при помощи штемпельных изделий предусмотрена в локальных актах предприятия.

Этот документ имеет достаточно внушительные объемы , и в него входит не один десяток страниц. В таком случае листы документа нумеруются, скрепляются между собой крепкой нитью. На внешней стороне обязательно проставляется дата создания журнала и подпись ответственного лица.

Не менее важно, чтобы приказные документы были опломбированы номерной пломбой. Если номер пломбировки не будет вписан в журнал – пломба считается недействительной.

Ведение электронной формы

Если на предприятии достаточно большой документооборот или слишком высокая текучесть персонала – затруднительно проследить их движение при помощи журнала регистрации указов в бумажном варианте. В таких случаях лучше иметь электронный вариант данного документа, дабы ускорить процесс поиска нужной информации по каждому работнику:

Сколько дней пребывал в отпуске.
В какие дни его командировали.
Когда брал отпуск за свой счёт.

При помощи электронного варианта, подобную информацию можно собрать достаточно быстро и просто. А если искать вышеперечисленные данные, например, за несколько лет в бумажном варианте – такой процесс займет слишком много времени. Если документооборот предприятия ведется при помощи программного обеспечения «1С» — то все указы данная программа регистрирует сама.

Есть и второй способ – ведение документации в Excel для внутреннего пользования . Если же изначально ведется электронная форма, которая распечатывается, то все листы обязательно должны быть пронумерованы, прошиты и опечатаны для сдачи в архив.

На предприятии должен быть работник, ответственный за его заполнение . Данного служащего можно назначить отдельным указом по основной деятельности, доверив ему обязанности по ведению журнала. Практика показывает, что данная функция возложена на специалиста – кадровика, с которой он обязан ознакомиться при приёме на работу.

Если же кадровый служащий, ответственный за ведение журнала учёта приказов уходит в длительный отпуск на любых основаниях – его функциональные обязанности нужно переложить на другого работника при помощи определенного указа.

Прошивка, нумерация, хранение

Данный документ прошивается, во избежание несанкционированного доступа к данным. «Пломба» представляет из себя голографический стикер, фиксирующий концы прошитого шнура на последнем листе журнала. На пломбе есть голографическая надпись: «Опломбировано», а если пломбу вскрывают – надпись меняется на «Вскрыто».

Последняя страница журнала должна включать в себя следующие данные :

количество листов в журнале;
подпись директора организации или начальника службы кадров;
печать предприятия.

Порядок нумерации не имеет регламентированный характер . Отмечен лишь тот факт, что приказы должны нумероваться порядковой нумерацией в пределах одного года. Приказ по основной деятельности, по личному составу и распоряжения пронумеровываются отдельно.

Журнал хранится в кадровом отделе, в месте, куда не имеют доступ посторонние лица. Сроки хранения документа определяются законодательством, либо же нормативно-правовым документом организации.

Даже после того, как журнал приказов будет завершен и сдан в архив – его по-прежнему можно использовать в следующих целях :

Для быстрого поиска необходимой документации.
Для проведения разного рода статистических анализов.

Как только документ теряет свою актуальность – его следует уничтожить.

Какими должны быть журналы регистрации и как их нужно прошить? Подробная информация — в данной лекции.